Leitung Finanzen, Payroll und HR-Administration

Position:
Leitung Finanzen, Payroll & HR-Administration

Pensum: 80 – 100%

Arbeitsort: Zürich / Remote

Vorgesetzte:
Geschäftsführerin, Pamela Secaira

Unternehmen

Die Pebra Reinigung Schweiz AG ist ein Reinigungsunternehmen mit Sitz in Zürich und rund 90 Mitarbeitenden (ca. 45 FTE). Die Finanz- und Lohnbuchhaltung wird im Abacus ERP geführt, mit integrierter Schnittstelle zum operativen ERP-System Capelo.

Gesamtverantwortung für die Führung der Finanzbuchhaltung inkl. Abschlüsse und Abstimmungen sowie die korrekte und termingerechte Durchführung der Payroll.

Aufgaben bereich Finanzbuchhaltung

• Selbständige Führung der Finanzbuchhaltung im Abacus
• Verbuchung und Abstimmung von Bankkonten, Kreditkarten und Zahlungsverkehr
• Führung der Kreditorenbuchhaltung inkl. Zahlungsruns
• Kontrolle und Abstimmung der über die Capelo-Schnittstelle importierten Debitorenbuchungen
• Erstellung und Einreichung der Mehrwertsteuerabrechnungen
• Durchführung von Monatsabstimmungen und Vorbereitung der Monatsabschlüsse
• Vorbereitung des Jahresabschlusses und Zusammenarbeit mit externem Treuhänder und Revision
• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Prozesse

• Selbständige Durchführung der monatlichen Lohnverarbeitung für ca. 90 Mitarbeitende (Stunden- und Monatslohn) im Abacus
• Verwaltung der Quellensteuer (Mutationen, Abrechnungen, Abstimmungen)
• Abwicklung von Ein- und Austritten inkl. Schlussabrechnungen
• An- und Abmeldungen bei AHV, BVG, UVG, KTG und Familienzulagen
• Kommunikation und Koordination mit Ausgleichskassen, Versicherungen und Behörden, insbesondere Migrationsbehörden
• Pflege und Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten
• Erstellung von Lohnausweisen und Jahresdeklarationen
• Ansprechpartner/in für Mitarbeitende und Geschäftsleitung bei Payroll-Fragen

• ERP (Finanz- und Lohnbuchhaltung)
• Capelo ERP (operatives System mit Debitorenschnittstelle)
• Electronic Banking
• MS 365 Office-Programme

• Administrative Abwicklung von Ein- und Austritten (inkl. Stammdatenpflege im Abacus)
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und Bestätigungen
• Koordination mit Behörden, insbesondere Migrationsbehörden und Ausgleichskassen
• An- und Abmeldungen bei Sozialversicherungen (AHV, BVG, UVG, KTG, Familienzulagen)
• Führung und Pflege der digitalen Personaldossiers
• Ansprechpartner/in für Mitarbeitende bei administrativen HR-Fragen
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei HR-administrativen Themen

• Kaufmännische Grundausbildung mit EFZ
• Weiterbildung im Rechnungswesen (z.
  
  B. Sachbearbeiter/in Rechnungswesen oder Fachausweis)
• Mehrjährige Erfahrung in Payroll und Finanzbuchhaltung in der Schweiz
• Fundierte Kenntnisse der Schweizer Sozialversicherungen und Quellensteuer
• Sehr gute praktische Erfahrung mit Abacus zwingend erforderlich
• Strukturierte, selbständige und exakte Arbeitsweise;
  Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion

• Flexible Arbeitszeiten mit hoher Eigenverantwortung
• Homeoffice ist in Absprache problemlos möglich
• 5 Wochen Ferien
• Modernes Büro in Zürich Oerlikon mit direkter Anbindung an Tramlinien 10 und 50 (ehem. 11); ca. 10 Gehminuten vom Bahnhof Oerlikon entfernt;
  Parkmöglichkeiten in der hauseigenen Tiefgarage
• Internes Co-Working mit Construct
  202 GmbH und Plannly GmbH in einer verbundenen Unternehmensstruktur und einem dynamischen Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen sowie direkter Zusammenarbeit mit IT, Softwareentwicklung und Marketing vor Ort
• Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen

Bei der Pebra erwartet dich ein unternehmerisches Umfeld mit kurzen Wegen, moderner Infrastruktur und der Möglichkeit, die Finanz-, Payroll- und HR-Prozesse aktiv weiterzuentwickeln.