Empfangmitarbeiterin für Frontdesk und Office Operations Besuch bis Badge, vo

Empfangmitarbeiterin für Frontdesk und Office Operations 100% in Zug – von Besuch bis Badge, von Post bis Parkplatz: alles sitzt

Ein Standort wirkt nicht wegen schöner Möbel oder Logos, sondern durch die Menschen, die ihn im Alltag führen. Unsere Mandantin betreibt einen modernen, stark frequentierten Standort in Zug. Gäste, Mitarbeitende und Dienstleistende treffen täglich ein – jede Begegnung entscheidet, ob der Ort professionell, geordnet und hochwertig wahrgenommen wird. Wir suchen eine Persönlichkeit, die den Empfang souverän führt, Abläufe stabil hält und im Hintergrund dafür sorgt, dass alles reibungslos funktioniert.

Arbeitsort:
Zug. Pensum: 100 %. Arbeitszeiten: 08.00–12.00 und 13.00–17.00. Start: sofort oder nach Vereinbarung. Beschäftigung temporär bis Ende 2026.

• Besucher empfangen, orientieren und professionell betreuen; bei Bedarf inkl. Getränke-Service
• Rezeption öffnen und schließen sowie dafür sorgen, dass Empfangsbereich und Postraum jederzeit gepflegt und präsentabel sind
• Mehrere E‑Mail‑Postfächer (digital/analog) führen und Anliegen zuverlässig nachhalten
• Telefonanrufe entgegennehmen, triagieren und gemäss Prozess korrekt weiterleiten, auch bei sensiblen Anfragen
• Monatliche Auswertungen zu Besucher- und Anrufzahlen erstellen
• Briefe und Pakete annehmen, intern verteilen und Sendungen für Post/DHL/Express/Kurier vorbereiten
• Zutrittsbadges und Schlüssel verwalten sowie Berechtigungen nachführen (Systemkenntnisse von Vorteil)
• Parkplatzvergabe administrieren, Zu- und Entzüge kommunizieren und bei Bedarf Statistiken erstellen
• Bürobedarf inventarisieren, nachbestellen und Materialverfügbarkeit sicherstellen
• Visitenkarten und Namensschilder bestellen, einfache Labels/Etiketten erstellen
• Wartungsaufträge planen, Dienstleister koordinieren und Bestellungen auslösen
• Grundabläufe zu Sicherheit/Organisation kennen und sicherstellen, dass Erste‑Hilfe‑Material regelmässig geprüft und aufgefüllt wird

• Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion (Empfang, Office Services, Administration, Frontdesk)
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Outlook, Word, Excel, Power Point
• Deutsch sehr gut sowie Englisch und Französisch mündlich und schriftlich
• Gepflegtes Auftreten, sehr gute Umgangsformen und hohe Diskretion
• Strukturierte, zuverlässige und speditive Arbeitsweise – auch bei hoher Taktung
• Pragmatismus, Flexibilität, Vielseitigkeit und Teamgeist

• Abwechslungsreiche Rolle mit breiter Verantwortung und klaren Prozessen
• Professionelles Umfeld, in dem Servicequalität und Verlässlichkeit zählen
• Moderne Arbeitsumgebung in Zug mit geregelten Arbeitszeiten
• Eine Funktion mit sichtbarer Wirkung am Empfang und spürbarer Wirkung im Tagesbetrieb

Interessiert? Dann freue ich mich auf Ihre Bewerbung. Fragen? Rufen Sie mich einfach an.

PKS Personal AG
Herr Markus Schneider
Senior HR Consultant
Hauptstrasse 100
CH-4102 Binningen, Schweiz
Telefon: +41 61 205 99 32

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