Managementassistent Onderzoekscentrum

Zorg jij graag dat alles op rolletjes loopt? We zoeken een managementassistent die secretariële, organisatorische en facilitaire taken combineert in ons onderzoekscentrum en structuur aanbrengt.

Je werkt in een inspirerende omgeving waar wetenschappelijk onderzoek, onderwijs, technologie en toekomstgerichte zorg samenkomen, en waar jouw organisatietalent van grote waarde is:
Regenerative Medicine Utrecht (RMU). Jij zorgt dat collega’s zich kunnen richten op onderzoek, onderwijs, samenwerking en de transformatie die nu speelt binnen UMC Utrecht.

Samenwerken doe je met de kwartiermaker, programmamanager, de locatiemanager en andere teamleden. Je combineert secretariële, organisatorische en facilitaire taken op een unieke plek van het UMC Utrecht binnen het Regenerative Medicine Center Utrecht (RMCU), dat in hetzelfde gebouw zit als het Hubrecht Instituut.

Jouw takenpakket ziet er als volgt uit:

• Beheren van agenda’s en mailboxen van het RMU
• Voorbereiden van vergaderingen en coördineren van community-activiteiten, zoals borrels en bijeenkomsten
• Aanspreekpunt voor facilitaire zaken en contact met leveranciers
• Ondersteunen van nieuwe medewerkers bij hun onboarding en begeleiden van rondleidingen voor gasten
• Administratieve ondersteuning bij facturering, onderwijs- en valorisatieactiviteiten

Je komt te werken in een omgeving waar wetenschap, technologie en toekomstgerichte zorg samenkomen.

Binnen het Regenerative Medicine Center Utrecht (RMCU) werken circa 350 onderzoekers uit diverse divisies en vakgroepen aan grensverleggend onderzoek. Ook start er ieder half jaar een grote groep nieuwe stagiair(e) s om ervaring op te doen.

Als managementassistent speel je een verbindende rol binnen de community. Je ondersteunt het supportteam bij operationele taken, zorgt voor een gastvrije werkomgeving en bent het eerste aanspreekpunt bij praktische vragen. Je werkt nauw samen met de kwartiermaker (Jeffrey), programmamanager (Solange), locatiemanager (Joost) en andere collega’s die zich richten op communityvorming, onderwijs en valorisatie. Je houdt overzicht, signaleert wat er nodig is en weet snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden.

Je bent dienstverlenend ingesteld, werkt gestructureerd en weet goed om te gaan met een dynamische omgeving. Je voelt je thuis in een academische setting en schakelt moeiteloos tussen Nederlands en Engels.

• Een afgeronde mbo-4 of hbo-opleiding, bijvoorbeeld als managementassistent, officemanager of secretaresse;
• Minstens enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie met uiteenlopende verantwoordelijkheden;
• Vaardigheid met MS Office en bij voorkeur ervaring met systemen als Super Saas en Access.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie in zowel Nederlands als Engels;
• Een zelfstandig werkende collega die ook goed samenwerkt en weet waar de prioriteiten liggen;

Affiniteit met onderzoek en onderwijs is een pré, net als gevoel voor hospitality en locatiebeheer.

Je beschikbaarheid voor de 20 – 24 uur verdelen we idealiter over 4-5 dagen. Dit ter bevordering van continuïteit in o.a. mailverkeer en bereikbaarheid binnen het centrum. We gaan graag met je in overleg over wat voor jou prettig, mogelijk en haalbaar is.