Directiesecretaris Projecten

Overview

Pro Rail is op zoek naar een doortastende directiesecretaresse die de directeur Projecten optimaal ondersteunt. De directeur Projecten is verantwoordelijk voor alle bouwprojecten van Pro Rail op, onder en over het spoor, van start tot oplevering. Daarnaast geeft zij leiding aan meer dan 700 projectmedewerkers en is zij lid van de ExCo. In deze dynamische omgeving vervul jij als directiesecretaresse een sleutelrol door te zorgen voor overzicht, structuur en continuïteit.

Je bent de verbindende factor in de dagelijkse hectiek en weet rust te brengen door scherp te plannen, te organiseren en vooruit te denken. Je werkt zelfstandig, maar staat in nauw contact met andere directiesecretaresses, de bestuursstaf en het MT Projecten. Dankzij jouw proactieve houding kan de directeur zich volledig richten op haar verantwoordelijkheden.

• Complex agendabeheer en het plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen.
• Verzorgt en coördineert projectcommunicatie via onder andere SharePoint (focuspagina), met als doel collega’s actief te informeren over lopende ontwikkelingen. Haalt relevante informatie op, deelt deze tijdig en fungeert als proactief aanspreekpunt.
• Bewaakt de afhandeling van inkomende en uitgaande correspondentie en ziet erop toe dat vragen correct en tijdig worden beantwoord.
• Structureert, beheert en archiveert informatie en documentatie, zodat afspraken en bijbehorende stukken overzichtelijk, vindbaar en toegankelijk zijn.
• Bewaakt vervolgacties en deadlines en zorgt ervoor dat benodigde informatie tijdig beschikbaar is voor betrokkenen.
• Treedt op met een professionele en representatieve houding en fungeert als visitekaartje van het project en de organisatie.

Bij Pro Rail geloven we dat we samen het beste resultaat bereiken door ruimte te bieden aan ieders talent. Diversiteit zien we daarbij als een kracht: verschillende perspectieven, achtergronden en ervaringen maken ons sterker en innovatiever. We creëren een werkomgeving waarin iedereen zich welkom, gehoord en gewaardeerd voelt, en waarin je jezelf kunt zijn.

Als directiesecretaresse maak je onderdeel uit van de staf van de directie Projecten. Je werkt in het hart van de organisatie, dicht op de besluitvorming en in een dynamische omgeving met grote maatschappelijke impact. Samen met collega’s uit de directie, het MT Projecten, de bestuursstaf en andere (directie) secretaresses draag je bij aan het soepel functioneren van de directie Projecten en daarmee aan het realiseren van de bouw- en infraprojecten van Pro Rail.