Managementassistent Public Health; zwangerschapsverlof

Zorg jij dat alles op rolletjes loopt? Kom werken als managementassistent bij een leuk team dat werkt aan de toekomst van de Public Health via onderzoek en onderwijs!

Je biedt secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning aan het hoofd van de subafdeling Public Health Practice en verschillende docenten en onderzoekers. Denk hierbij aan de volgende kerntaken (afhankelijk van de wensen van de stafleden kan het zijn dat je met sommige kerntaken meer/vaker bezig bent dan de andere kerntaken):

• Secretarieel: beheert agenda's, plant complexe afspraken (intern en extern), behandelt mail en bewaakt voortgang, aanspreekpunt voor afdeling.
• Organisatorisch: organisatie reguliere vergaderingen en grotere bijeenkomsten (denk aan evenementen en dienstreizen).
• Administratief: biedt administratieve ondersteuning en archivering in het kader van personeelszaken (werven, aanstellen en starten nieuwe medewerkers & registraties en mutaties gast- en vaste medewerkers), financiën (facturen & declaraties), contracten (proces monitoring & coördinatie), en ook de registratie van promoties en publicaties.
• Communicatie: beheert de Linked In pagina en voert enkele andere taken voor optimale communicatie uit.

Deze functie betreft een tijdelijke vervanging in verband met zwangerschapsverlof, voor de periode van half april tot en met eind september. Omdat het Julius Centrum regelmatig nieuwe managementassistenten zoekt, is er soms ruimte langer te blijven. Dus als je na deze tijdelijke vervanging graag wilt blijven, kijken we graag met je mee naar de mogelijkheden.

Je gaat aan de slag bij het secretariaat van de afdeling Global Public Health & Bioethics, onderdeel van het Julius Centrum in het UMC Utrecht. Het Julius Centrum is een belangrijk onderzoeks- en onderwijsinstituut dat zich bezighoudt met gezondheid en zorg, zowel in Nederland als wereldwijd.

Onze afdeling werkt aan onderwerpen zoals internationale gezondheidszorg en ethische vraagstukken. Het is een interessante omgeving waar je veel verschillende mensen ontmoet, van onderzoekers tot beleidsmedewerkers.

Het secretariaat bestaat uit vier collega’s. Iedereen ondersteunt een eigen subafdeling, maar we helpen elkaar waar nodig en nemen taken over bij ziekte of vakantie. We hebben een gezellige teamdag op dinsdag, daarom vinden we het fijn als je die dag kunt werken. De andere dagen plannen we samen in overleg.

• Je beheerst de Nederlandse goed en hebt basiskennis van het Engels.
• Je hebt ervaring met secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden.
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en bent servicegericht en collegiaal.
• Je bent vaardig in het gebruik van ICT-systemen, waaronder het MS Office-pakket (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) en bij voorkeur ook SAP.

• Je bent open, benaderbaar en werkt graag samen met anderen.
• Je werkt nauwkeurig, bent resultaatgericht en weet goed prioriteiten te stellen.
• Je bent flexibel en proactief.
• Je ziet zelfstandig wat er moet gebeuren en zorgt ervoor dat de collega’s optimaal ondersteund worden.