Nous bâtissons une banque axée sur les relations pour un monde moderne. Nous recrutons des professionnels talentueux et passionnés qui ont à cœur de faire ce qu’il faut pour nos clients.
À la Banque CIBC, nous misons sur vos forces et vos ambitions pour vous donner le pouvoir d’agir. Les membres de notre équipe disposent de ce dont ils ont besoin pour apporter une contribution significative et être valorisés, à la fois pour ce qu’ils sont et ce qu’ils font.
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Vos responsabilités
En tant qu’adjoint de direction du premier vice-président (PVP), il vous incombe de gérer les activités administratives courantes à l’appui du PVP et d’assurer le fonctionnement efficace du service. Le titulaire du poste possède de solides compétences en administration et en organisation afin d’offrir un soutien à des activités comme la gestion du calendrier, le traitement des factures, la réservation de voyages, la préparation de la correspondance, et la vérification et l’évaluation des courriels et de la correspondance.
L’adjoint de direction du PVP ou du DG fait preuve d’initiative et d’autonomie de jugement dans la gestion de projets spéciaux pour les équipes, planifie les modalités relatives aux conférences et en assure le suivi, et contribue à la mise en œuvre des plans opérationnels. De plus, il prend des décisions sur les priorités quotidiennes, élabore et tient à jour les procédures et les processus administratifs, coordonne les réunions et traite les comptes de frais.
Ce dont vous avez besoin pour réussir
Gestion de l’emploi du temps – Administrer et surveiller les rendez-vous, les événements à venir et les questions nécessitant une attention immédiate du cadre supérieur. Assurer la coordination des emplois du temps, envoyer des invitations à des rencontres et des ordres du jour aux participants, réserver des salles et organiser les ressources informatiques et les collations afin que les réunions se déroulent efficacement et sans heurt.
Organisation des déplacements et relevés de dépenses – Organiser les déplacements et gérer le compte de frais de déplacement, y compris en soumettant les relevés de dépenses au nom du cadre supérieur. Organiser les voyages de groupe, au besoin. Surveiller toutes les factures et les dépenses du service, y compris les contrats, et en assurer un suivi. Traiter les relevés de dépenses et les factures et mettre à jour les rapports financiers, au besoin.
Soutien professionnel - Préparer des communications, des comptes-rendus, des rapports, et des présentations standards, souvent de nature confidentielle, stratégique ou spécialisée, et s’assurer que les documents sont produits en temps opportun. Aider à préparer les présentations et les relevés de gestion. Coordonner les réunions de l’équipe de leadership, y compris l’envoi d’invitations et de l’ordre du jour, la tenue et la communication des comptes-rendus et la compilation des documents de présentation.
Tâches administratives - Fournir un soutien administratif continu en effectuant notamment les tâches suivantes : aider à effectuer les activités d’accueil ou de départ des employés, y compris le traitement des demandes de technologie, de cartes professionnelles, de cartes d’entreprise et de profils de dépenses, et de déplacements. Selon les besoins, préparer des présentations pour les événements d’équipe ou annuels, sous la direction du PVP ou du VP et de leur supérieur.
Agir à titre de délégué pour les cadres supérieurs et leurs employés sous responsabilité directe, au besoin, pour les opérations dans Workday.
Qui vous êtes
Vous êtes un professionnel de l’administration chevronné. Vous possédez au moins de 3 à 5 ans d’expérience à titre d’adjoint administratif dans un milieu hautement professionnel, confidentiel, et dynamique.
Vous savez communiquer avec les autres
. Vous avez d’excellentes aptitudes en communication (à l’oral et à l’écrit) et en relations interpersonnelles pour pouvoir communiquer avec des personnes très différentes dans des situations très diversifiées demandant habituellement tact, diplomatie et discrétion.
Vous êtes à l’aise avec la technologie. Vous maîtrisez la…
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