Front Office Assistant

Bist Du ein Organisationstalent mit Herz für den Empfang, eigeninitiativ und bereit für eine neue, spannende Herausforderung als Empfangs- und Office-Assistent:in?

Für unseren Kunden suchen wir eine proaktive Persönlichkeit, die sich in einem innovativen, wachsenden und nach dem Dev Sec Ops -Modell organisierten Projekt-Umfeld wohlfühlt und im täglichen Betrieb eine zentrale Drehscheibenfunktion übernimmt.

Der C5I-Campus spiegelt einen Innovationsraum im sicherheitspolitischen Umfeld mit hochattraktiven Arbeitsplätzen für rund 260 Mitarbeitende – direkt an der Aare gelegen. Hier bietet sich talentierten Persönlichkeiten die Möglichkeit, in einer agilen Arbeitsumgebung mit Startup-Charakter zu wirken und als erste Anlaufstelle einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.

Möchtest Du Deine organisatorischen Stärken, Deine Serviceorientierung und Dein Qualitätsbewusstsein einbringen? Dann melde Dich!

Wir freuen uns auf Deinen CV via dieses Portal oder Deine Kontaktaufnahme per E-Mail an (Use the "Apply for this Job" box below). mit dem Betreff „Front Office Assistant”.

• Erste Ansprechperson für Kunden, Partner und Mitarbeitende am Empfang sowie im Office-Bereich
• Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen inklusive Telefon- und E-Mail-Korrespondenz
• Organisation und Koordination von internen und externen Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Administrative Unterstützung der Führungscrew und des Teams
• Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen sowie Reviewing diverser Dokumente
• Protokollführung bei Sitzungen und Workshops
• Mitarbeit in der Personaladministration sowie Unterstützung im Travel Management, bei Fahrzeugen und im Einkauf
• Verarbeiten von Spesenabrechnungen
• Terminkoordination und allgemeine Korrespondenz
• Allgemeine Sekretariatsarbeiten und kaufmännische Aufgaben

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Idealerweise Weiterbildung als Direktionsassistent/-in mit eidg. Fachausweis oder betriebswirtschaftliche Grundausbildung
• Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Empfangsfunktion
• Gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Outlook) sowie IT-Affinität
• Selbständige, proaktive und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise mit hoher Leistungsbereitschaft
• Strukturierte, organisierte und gewissenhafte Persönlichkeit mit Macherqualitäten, ausgeprägtem Qualitätsbewusstsein und Durchsetzungsvermögen
• Stilsicheres, professionelles Auftreten sowie Freude am täglichen Kundenkontakt
• Sehr gute Deutschkenntnisse;
  Französisch- sowie Englischkenntnisse von Vorteil