Executive Operations Assistant; m​/w​/d

Beschreibung

Unser Kunde benötigt eine Executive Operations Assistant, die als zentrale Organisationskraft fungiert und stets den Überblick bewahrt - selbst bei parallellaufenden Projekten. 🎯 In dieser Position agierst du als vertrauensvolle Unterstützung der Geschäftsführung und als organisatorischer Knotenpunkt des Unternehmens.

Zu deinen Aufgaben gehören:

• 🤝 Diskrete und loyale Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft mit höchstem Vertrauensanspruch

• 🌍 Funktion als zentrale Ansprechperson für interne sowie externe Partner - auch auf internationaler Ebene

• 📅 Effiziente Organisation von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen mit klarer Priorisierung

• 📋 Professionelle Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Agenda-Erstellung, Protokollführung und Follow‑up‑Koordination

• 📊 Erstellung aussagekräftiger Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Berichte

• 🚀 Aktive Mitwirkung an strategischen Projekten in Bereichen wie Expansion, Unternehmensstrategie oder Finanzen

• ⚖️ Unterstützung bei Compliance‑, Governance‑ und administrativen Aufgaben stellungen

• 🏢 Verantwortung für Office‑ und Facility‑Management einschließlich Vertragsmanagement, Bestellwesen und Büroausstattung

• ✨ Gestaltung einer professionellen und inspirierenden Arbeitsumgebung zur Förderung der Teamproduktivität

• 🎉 Planung und Durchführung von Team‑Events, unternehmensweiten Meetings und Offsite‑Veranstaltungen

• 🔄 Kontinuierliche Optimierung von Prozessen und Tools zur Steigerung von Effizienz und Zusammenarbeit

• 💼 Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Team Assistant oder Office Manager - vorzugsweise in einem agilen Start‑up‑ oder Scale‑up‑Kontext

• 🤝 Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften und internationalen Geschäftspartnern

• 🎯 Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und professionelles Kommunikationsgeschick

• 💪 Selbstständige, diskrete und lösungsfokussierte Arbeitsweise auch unter Zeitdruck

• ⭐ Hohe Zuverlässigkeit, Hands‑on‑Mentalität und konsequente Umsetzungsstärke

• 🗣️ Verhandlungssichere Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• 💻 Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Kollaborationsplattformen sowie deren effizienten Einsatz im Arbeitsalltag

• 🌱 Chance, gemeinsam mit einem jungen, engagierten Team zu wachsen und deine Expertise einzubringen

• ⏰ Flexible Arbeitszeitgestaltung

• 💰 Finanzielle Zuschüsse

• ✨ Zusätzliche attraktive Leistungen

Unser Kunde ist ein junges, dynamisches Unternehmen, das mit grosser Begeisterung lifestyle‑ und zukunftsorientierte Marken entwickelt, die sich bewusst vom Mainstream unterscheiden. 🚀 Dich erwartet eine Büroatmosphäre, die ebenso dynamisch, stärkend und inspirierend ist wie die Marken selbst. ✨