Sachbearbeiter:in Innendienst

Geschäftsführerin Organisationstalente GmbH | Vorstandsmitglied Standortförderung Zürcher Weinland

Wir – die Organisationstalente GmbH im Zürcher Weinland

Wir unterstützen Privatkunden dabei, staatliche Prozesse verständlich zu machen und begleiten sie mit massgeschneiderten Lösungen. Gleichzeitig sind wir als Springerteam bei Ämtern und Verwaltungsstellen im Einsatz und bringen dort unsere Erfahrung und Organisationstalente ein.
Wir suchen ab 1. März 2026 oder nach Vereinbarung für unseren neuen Standort in Marthalen eine engagierte Persönlichkeit als Sachbearbeiter:in Innendienst (40–60 %) in einem unbefristeten Anstellungsverhältnis.

Aufgaben bereiche

• Organisation und Koordination der Wirtschaftswochen:
  Planung von Wirtschaftswochen, Terminmanagement, Korrespondenz & Sicherstellen eines reibungslosen Projektverlaufs.
• Vorbereitung von Präsentationen und Unterlagen:
  Strukturieren, Aufbereiten und Erstellen von professionellen Dokumenten, Präsentationen und Informationsmaterialien für interne und externe Zwecke.
• Budgetverwaltung und Rechnungsführung: Führen von Budgetübersichten, Kontrolle von Projektkosten, Bearbeiten von Rechnungen und Abstimmung mit der Buchhaltung.
• Kommunikation & Social Media:
  Erstellen von Beiträgen & Content-Pflege für die Organisationstalente GmbH und für unsere Geschäftskunden.
• Zusammenarbeit mit Partnerorganisationen:
  Abstimmen von Terminen, Durchführen von Umfragen, Planen von Schulungstagen und Sicherstellen der Informationsflüsse.
• Prozess- und Konzeptentwicklung:
  Weiterentwickeln bestehender Abläufe, Erarbeiten neuer Konzepte und Mitgestalten strategischer Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung.
• Backoffice:
  Recherchen, Datenpflege, administrative Unterstützung & Koordination von internen Projekten und Events.
• Büroorganisation in Marthalen:
  Du unterstützt die Organisation unseres neuen Büros vor Ort, sorgst für Ordnung, Struktur und einen reibungslosen Ablauf & übernimmst praktische Aufgaben rund um unseren neuen Standort.
• Assistenz der Geschäftsführung:
  Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung, Unterstützung bei organisatorischen und operativen Aufgaben sowie eigenständiges Führen definierter Verantwortungsbereiche.
• Ausbildung im kaufmännischen Bereich, in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem vergleichbaren Feld; alternativ mehrjährige relevante Berufserfahrung.
• Projektmanagement-Kompetenzen mit Erfahrung in Planung, Koordination, Kommunikation und Umsetzung von Projekten.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift (Deutsch, weitere Sprachen von Vorteil).
• Organisationstalent mit stark ausgeprägter Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, strukturiert zu arbeiten und in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten.
• Selbstständige, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise mit Freude an Verantwortung und hohen Qualitätsansprüchen.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z.
  
  B. MS Office, Social-Media-Plattformen, Präsentationssoftware).
• Affinität für Social Media sowie Erfahrung im Erstellen und Pflege von Inhalten von Vorteil.
• Teamfähigkeit und Serviceorientierung, kombiniert mit hoher sozialer Kompetenz und Freude an interner wie externer Zusammenarbeit.
• Bereitschaft zur Weiterentwicklung von Prozessen, Konzepten und Strukturen in einer wachsenden Organisation.
• Humor als Stärke – denn bei uns darf Arbeit strukturiert sein, aber nie humorlos.

Das bieten wir

• Hohe Eigenverantwortung & Gestaltungsspielraum:
  Du übernimmst zentrale Aufgaben und kannst Abläufe aktiv mitgestalten.
• Eine kleine, moderne und wertschätzende
  
  Unternehmenskultur:
  
  Kurze Wege, offene Kommunikation und ein unkomplizierter, respektvoller Umgang.
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung:
  Du arbeitest auf Augenhöhe und bist nahe an strategischen Themen.
• Sinnstiftende Aufgaben mit gesellschaftlichem Impact:
  Unsere Bildungs- und Behördenprojekte bewirken nachhaltig Positives für Einwohner:innen, Schulen und Ämter.
• Individuelles Onboarding:
  Strukturierte Einarbeitung mit persönlicher Begleitung – damit du ab Tag 1 sicher starten kannst.
• Ein wachsendes Unternehmen mit Entwicklungspotenzial:
  Du kannst mit uns mitwachsen, neue Bereiche übernehmen und Prozesse langfristig mitprägen.
• Platz für Ideen…