Directrice ou directeur de section – archives

Université de Sherbrooke Publiée le 13 avril 2022

Période d’affichage : du 13 avril au 5 mai 2022, 17 h
TYPE D’EMPLOI : Cadres
LIEU : Campus principal
STATUT : Régulier
UNITÉ ADMINISTRATIVE : Service des bibliothèques et archives – Gestion de documents administratifs et archives
HORAIRE : Temps complet

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Sous la responsabilité de la directrice générale du Service des bibliothèques et archives, la directrice ou le directeur de section assume les fonctions de planification, de gestion, de coordination et de contrôle de la section des archives.

Le titulaire du poste gère les activités et le personnel attitré à la gestion des documents administratifs et des archives de l’Université de Sherbrooke, ainsi qu’aux fonds d’archives d’origine privée, et ce, dans le respect des lois, des règlements, des politiques et des directives en vigueur.

La directrice ou le directeur de section agit à titre d’expert-conseil et de partenaire auprès de la direction et voit au développement de ce secteur conformément aux objectifs du Service des bibliothèques et archives et aux orientations institutionnelles.

Responsabilités générales

• Coordonner la mise en oeuvre des mesures favorisant la conservation et l’accessibilité des documents administratifs de l’Université, des archives institutionnelles ainsi que des fonds d’archives d’origine privée.
• Coordonner la mise à jour, la diffusion et l’application du Plan de classification ainsi que le Calendrier de conservation des documents de l’Université, sous réserve de l’approbation de la secrétaire générale ou du secrétaire général dans le cas du calendrier de conservation.
• Coordonner l’offre de services à la direction de l’Université, aux facultés et aux services afin de favoriser et faciliter la gestion des documents administratifs et des archives.
• Coordonner la formation et le soutien du personnel concerné à l’utilisation des systèmes et méthodes proposés, des espaces de stockage physique et numérique ainsi qu’à l’élaboration et la diffusion d’outils d’application.
• Veiller à conserver les documents physiques et numériques qui lui sont confiés par les différentes unités administratives de l’Université, en vertu de l’application du Calendrier de conservation.
• Veiller à la bonne gestion des espaces de conservation de documents physique et numériques placés sous sa responsabilité et favoriser la mise en place de mesures de conservation adéquates, pour les documents administratifs et les archives, notamment en assurant la pérennité et la sécurité des renseignements personnels et des données institutionnelles sensibles. S’assurer de l’élimination de certains, lorsque le Calendrier de conservation le permet et en respect des directives de l’Université, lorsqu’il s’agit de documents confidentiels.
• Coordonner le prêt et le rappel de documents qui lui ont été confiés, lorsqu’ils sont demandés par les unités concernées.
• Coordonner les services d’aide aux usagères et usagers pour faciliter la consultation des archives.
• Coordonner l’acquisition des archives quasi institutionnelles et des fonds d’origine privée, selon la Directive relative à l’acquisition de fonds et de collections d’archives privées (Directive 2600- 004), au bénéfice des membres de la communauté universitaire en soutien à leurs activités d’enseignement et de recherche, et de la communauté de la recherche en général.
• Coordonner le traitement des archives institutionnelles et des fonds d’archives d’origine privée, conformément aux normes reconnues et fournir l’accès sur place et à distance à ces archives de manière à les faire connaître et à en favoriser la consultation, tout en protégeant les renseignements personnels et autres données sensibles.
• Soutenir la direction de l’Université, les facultés et les services dans la transformation numérique de leurs documents.
• Soutenir la direction de l’Université, les…