Agent; e d’accueil et de soutien administratif

Position: Agent(e) d’accueil et de soutien administratif
Résumé du poste

Vous aimez quand ça bouge, quand les dossiers avancent et quand le service à la clientèle est impeccable? À titre d’adjointe administrative, vous serez au cœur de l’action : accueil à la réception et aide à la gestion de dossiers liés à la fourrière (véhicules remorqués), incluant les suivis avec des partenaires (ex. clients, assureurs), aide à la facturation et à la répartition.

Au quotidien, vous travaillerez main dans la main avec l’équipe (répartition, conducteurs et collègues administratifs) pour faire circuler l’information, assurer un suivi rigoureux et contribuer à des opérations fluides. Poste basé à Chicoutimi, horaire de jour du lundi au vendredi de 8 h à 17 h.

Principales responsabilités
(sans s’y limiter)

Réception et gestion de la fourrière
o Accueillir et orienter la clientèle (en personne et au téléphone), notamment pour les dossiers de véhicules remorqués
o Effectuer la facturation et assurer les suivis auprès des clients et des partenaires (ex. assureurs)
o Assurer le suivi des inventaires, des accès et des items sous contrôle (ex. clés, registres, emplacement des véhicules)
o Préparer et transmettre la documentation requise pour les dossiers (ex. assurances), au besoin
o Traiter les appels et demandes d’information liés aux opérations (ex. fourrière), et assurer le suivi des dossiers

Facturation
o Produire, vérifier et transmettre la facturation aux clients selon les procédures établies
o Saisir et joindre les pièces justificatives (ex. bons de commande) aux dossiers de facturation dans le système
o Assurer le service téléphonique et traiter les demandes liées aux factures (copies, suivis, informations)

Profil recherché

• Excellent service à la clientèle, au téléphone et en personne

• Attitude positive

• Rigueur et souci du détail (facturation, classement)

• Bonne gestion des priorités et capacité à travailler avec des délais

• Discrétion et professionnalisme

• Aisance avec l’informatique et apprentissage rapide de nouveaux logiciels

Exigences

• Diplôme d’études collégiales en bureautique, diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou attestation d’études professionnelles en secrétariat ou expérience en administration, réception ou comptabilité (facturation), un atout important

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)

• Français parlé et écrit; anglais fonctionnel (un atout)

• Capacité à travailler dans un environnement dynamique

Atouts

• Expérience avec un logiciel de facturation et gestion des bons de commande

• Connaissance du domaine du remorquage, de la fourrière ou du milieu des assurances

Conditions de travail
Statut :
Temps plein
Horaire : 8 h à 17 h
Salaire : À déterminer
Lieu :
Chicoutimi - 1480 Boulevard du Royaume
Entrée en poste : Dès que possible
Organisation et gestion du temps

Capaciter à gérer plusieurs tâches en même temps

Priorisation efficace

Respect des échéances

Communication

Rédaction professionnelle (courriels, rapports)

Accueil et service à la clientèle

Rigeur et précision

Souci du détail

Maîtrise des outils informatiques

Logiciel interne

Suite Microsorft Office

Sens du service et relation interpersonnelles

Courtoisie et professionnalisme

Travail en équipe

Empathie et tact avec les clients

Diplomatie dans des situations parfois délicates

Discrétion et confidentialité

Gestion de données personnelles et financières

Respect des règles liées à la protection des renseignements

Polyvalence et adaptabilité

Capacité à prendre en charge différents volets : facturation, réception, paie, fourrière, etc.

Aisance à s’adapter aux urgences ou changements de priorités

Autonomie et initiative

Capacité à résoudre des problèmes

Prise d’initiative quand une situation l’exige

Travail autonome sans supervision constante

Gestion du stress

Capacité à demeurer calme avec beaucoup de demandes

Efficacité dans des contextes rapides ou imprévus