Executive Assistant

Vuoi entrare a far parte della Società garante della fede pubblica in Italia ed essere protagonista di importanti progetti per la trasformazione digitale del Paese?
Siamo alla ricerca di risorse altamente motivate, proattive, dotate di una forte passione, integrità e che condividano la nostra mission ed i nostri valori.
Ci impegniamo a creare un ambiente sicuro e inclusivo, basato sul rispetto reciproco e sulla valorizzazione delle diversità, offrendo pari opportunità di lavoro a tutti i candidati qualificati.
Siamo una realtà industriale e tecnologica unica, poliedrica ed in continua evoluzione. Racchiudendo tradizione ed innovazione, progettiamo, sviluppiamo e realizziamo prodotti di sicurezza e soluzioni tecnologiche integrate a tutela della fede pubblica, a supporto dello Stato, delle Imprese e dei Cittadini.
4 siti produttivi, oltre 1.700 dipendenti, l’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato (IPZS) sviluppa soluzioni per l'identità digitale dei cittadini italiani e crea prodotti per la sicurezza, l’anticontraffazione, la tutela della salute e del Made in Italy.
Responsabilità
Ti occuperai principalmente di organizzare e gestire le attività della Segreteria del Vertice del Poligrafico, sia per quanto riguarda la gestione ordinaria quotidiana, sia il supporto nelle attività concernenti gli Organi Deliberanti della Società.
In particolare, sarai coinvolto/a nelle seguenti attività:

Gestire le agende pianificandone i vari appuntamenti secondo le esigenze del Vertice
Organizzare meeting, riunioni di management, incontri sia con interlocutori interni che esterni e curare, attraverso le strutture interne aziendali, i relativi allestimenti
Predisporre presentazioni, report e altri documenti necessari alle riunioni e/o interventi del Vertice anche conducendo ricerche e analizzando dati
Organizzare e gestire le trasferte nonché le relative note spese
Curare la gestione amministrativa rientrante negli ambiti di responsabilità del Vertice, dalla definizione del budget alla rendicontazione economica
Assicurare le attività di protocollazione e di archiviazione di tutta la documentazione in ingresso e in uscita

Competenze richieste

Consolidata esperienza pregressa (almeno 3 anni) nel ruolo o in ruoli similari
Pregressa esperienza (almeno 3 anni) nel monitoraggio di budget, note spese, ordini di acquisto
Pregressa esperienza (almeno 3 anni) nella predisposizione, revisione e archiviazione di documenti
Conoscenza dei principali tools informatici
Buona conoscenza della lingua inglese (certificazione B2 o superiore è un vantaggio)

Spiccate capacità di problem setting e problem solving
Elevata affidabilità, accuratezza e riservatezza
Ottima capacità di organizzazione e time management
Elevate capacità relazionali
Ottime capacità espositive, sia scritte che orali
Forte orientamento alla collaborazione
Attitudine alla proattività

Relativamente alla conoscenza della lingua inglese, sarà valutato positivamente l’aver conseguito una certificazione attestante un livello pari o superiore a B2 (rif. QCER).
La ricerca è rivolta a candidati di entrambi i sessi (D.Lgs. n. 198/2006 e s.m.i.). Le caratteristiche delle attività sono compatibili con qualsiasi genere, età e condizione fisica (salvo, per quest’ultima, il necessario accertamento successivo ai fini della verifica dell’idoneità per l’effettivo espletamento delle mansioni).
Tempo determinato/indeterminato full-time, inquadramento previsto fino al gruppo “A” (a seconda del livello di esperienza maturato) ai sensi del vigente CCNL per le Aziende Grafiche e Affini e delle Aziende Editoriali anche Multimediali.
L’azienda, si riserva di trasformare il contratto a tempo determinato in contratto a tempo indeterminato, ove ne ricorrano le condizioni.
Potrai candidarti dal 12/01/2026 alle ore 23:59 del 18/01/2026 cliccando su “candidati ora”.
Non sono ammesse altre forme di invio delle domande di partecipazione alla selezione e, pertanto, non saranno ritenute valide le domande presentate con modalità e tempistiche diverse da quella indicata, a pena di esclusione.
Il Poligrafico non si assume alcuna responsabilità circa la mancata ricezione delle domande per qualsiasi motivo imputabile a terzi, a…