Responsable de bureau/Adjoint; e Administratif
Job in
Québec, Province de Québec, Canada
Listing for:
Kiewit
Full Time
position
Listed on 2026-01-17
Job specializations:
-
Administrative/Clerical
Office Administrator/ Coordinator, Admin Assistant
Job Description & How to Apply Below
Position: Responsable de bureau / Adjoint(e) Administratif
Aperçu de la position
L’administrateur(trice) de bureau effectuera une variété de tâches administratives, organisationnelles et de soutien exécutif, nécessitant une flexibilité dans les affectations et la capacité de travailler avec une équipe de professionnels du développement répartie géographiquement. L’administrateur(trice) de bureau devra posséder une solide expérience dans le soutien des fonctions administratives et contribuer à la gestion globale du bureau.
Vue d'ensemble du district
Les projets du district de l’est du Canada incluent autoroutes, ponts, transports collectifs, sites de développement minier, exploitations à ciel ouvert, centrales hydroélectriques, centrales éoliennes, barrages et projets industriels.
Lieu
Ce poste est en présentiel, basé dans notre bureau du Québec. L’administrateur(trice) de bureau relèvera directement du directeur de projet
Responsabilités
Gestion du bureau, incluant :
Gestion du comptoir d’accueil principal – accueil des visiteurs et orientation selon leurs besoinsMaintien d’un environnement de bureau propre et efficace, incluant les espaces cuisine et salles de conférence, par une gestion efficace du sous-traitant responsable du nettoyageSuivi et gestion de l’inventaire des fournitures de bureau et déballage des fournitures, incluant l’équipement informatique, le mobilier, les imprimantesNumérisation, copie et distribution de la correspondance ou d’autres documents imprimésInstallation des postes de travail / ordinateurs et fourniture de matériel de bureauAdministration des clés d’accès pour la sécurité du siteGestion et réservation des salles de réunionRelecture et mise en forme des documents de présentation, au besoinSoutien à l’équipe de gestion, incluant :
Soutien pour les réservations de voyage de l’équipe de projet et la soumission des notes de fraisÊtre le point de contact principal pour le bureau de QuebecTravailler en étroite collaboration avec les adjoint(e) s administratifs(ves) du district Kiewit et des partenaires de l’alliance, et assister la direction de projet dans la coordination des réunionsCollaborer étroitement avec l’équipe RH du projet et l’équipe de gestion, et les assister dans diverses tâches administratives, au besoinParticiper à des projets spéciaux, au besoinEffectuer d’autres tâches administratives, au besoinCoordination des réunions et événements, incluant :
Aider à la planification des réservations de salles de conférence, à la gestion des conflits de réservation et effectuer un audit mensuelOrganiser les réservations pour les repas ainsi que la réception et la mise en place du service traiteur pour les réunions internes et/ou externes de l’équipeSoutenir la coordination des activités sociales de l’équipe et des événements locaux, au besoinPréparer les besoins audiovisuels pour les présentations exécutives sur site et à l’échelle du projetÊtre proactif dans le soutien à la mise en place des présentations, des réunions virtuelles et à l’accueil des invités externesGérer le calendrier des déplacements de l’équipe, incluant la réservation, l’annulation et la reprogrammation des hébergementsCoordonner la logistique pour tous les dîners, événements et réunions liés aux conférencesGestion des dépenses, incluant :
Gestion, suivi et soumission des dépenses du bureau et des membres de l’équipe de directionCodage et soumission des factures de bureau/corporativesCréation et soumission des bons de commande du projet, le cas échéantSuivi des factures spécifiques au projetEffectuer les suivis avec le service des comptes fournisseurs afin de s’assurer que les paiements sont effectués dans les délaisRapprochement des factures dans les systèmes internesQualifications
Une formation collégiale ou postsecondaire pertinente est souhaitable3 à 5 ans d’expérience pertinente dans la gestion des opérations quotidiennes, incluant des tâches administratives, constitue un atoutExcellentes compétences en orthographe et en grammaireExcellentes aptitudes en communication (verbale et écrite) et aisance à présenterExcellentes compétences organisationnelles avec la capacité de gérer calmement des priorités concurrentesCapacité à effectuer plusieurs tâches…
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