Asistente administrativa y gestora de casos

Beneficios:

• 401(k)
• Seguro dental
• Seguro médico
• Tiempo libre remunerado

El Asistente Administrativo en el Centro de Bienestar Indígena Sacred Path desempeña un papel crucial proporcionando apoyo administrativo y organizativo para garantizar el buen funcionamiento de las operaciones de la agencia. Este puesto implica asistir en diversas tareas administrativas, mantener registros, coordinar la comunicación y contribuir al funcionamiento eficiente de los programas y servicios de la agencia. Son responsables de las compras/distribución de tarjetas regalo, de garantizar la entrega puntual de las hojas de horas/facturas, y de hacer el seguimiento de las compras y documentación con tarjeta de crédito.

Apoyan los programas en el cumplimiento de los requisitos de la fuente de financiación (por ejemplo, mantenimiento de bases de datos, preparación de solicitudes/informes, seguimiento de la información requerida, establecimiento de calendarios) y mantienen informados al Gestor del Centro de Recursos y al CEO sobre cualquier problema. El Asistente Administrativo presta asistencia al Responsable del Centro de Recursos, al CEO y a algunos miembros selectos del equipo.

Debe estar en el cargo, salvo que su supervisor o CEO lo indique lo contrario.

• Ayudar en tareas administrativas diarias como la introducción de datos, la preparación de documentos y
• Registro
• Asiste a reuniones y toma notas
• Configurar y mantener calendarios
• Mantener bases de datos y enviar informes para cumplir con los requisitos contractuales
• Registra a tus clientes en Sacred Path e inscríbelos en el Centro de Recursos Familiares.
• Apoyar el funcionamiento y la operación del Centro de Guardería
• Gestionar el proceso de compra y distribución de tarjetas regalo, así como otras compras del programa
• Ayudar en la planificación logística y coordinación de eventos, talleres y sesiones de formación de la agencia
• Ayuda con la preparación de alimentos o recogida para eventos, monta y limpia para talleres o eventos cuando sea necesario
• Ayuda a preparar materiales (por ejemplo, folletos, hojas de registro), monta los espacios y proporciona apoyo in situ durante los eventos.
• Mantener la comunicación con el personal interno para facilitar el funcionamiento fluido
• Asiste a actividades de divulgación/talleres/eventos según sea necesario.
• Programa reuniones por Zoom
• Ayudar en la coordinación del equipamiento de oficina, el mantenimiento y las reparaciones
• Ayudar en la tramitación de facturas y reembolsos;
  Seguimiento de los gastos y mantenimiento de registros financieros precisos.
• Maneja con discreción la información sensible de clientes y personal y mantén una estricta confidencialidad
• Garantizar el cumplimiento de las políticas, procedimientos y normativas pertinentes de la agencia
• Mantén bien informados al Supervisor/Gerente de Operaciones y al CEO sobre actividades, problemas pendientes y posibles problemas.
• Completa las tareas antes de la fecha límite y trabaja con el equipo para alcanzar los objetivos.
• Puede ser necesario trabajar ocasionalmente por la tarde o los fines de semana
• Apoyar la coordinación, planificación y compras relacionadas con eventos anuales como powwows, etc.
• Gestión de la oficina in situ: coordinar y abordar cualquier problema relacionado con el lugar (por ejemplo, trabajar con la gestión de la propiedad del edificio), tareas de recepción, inventario de recursos de oficina, ayuda en el desarrollo de procedimientos de oficina, colaboración y apoyo para todos los programas, asegurando que la oficina esté lista para las actividades y programas diarios.
• Otras tareas, según se asignen o se requieran, para cumplir la misión del Camino Sagrado.

• Mínimo 3 años de experiencia en puestos administrativos o gestión de oficinas
• Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace, Zoom
• Sólidas habilidades organizativas con atención al detalle y precisión
• Capacidad para escribir al menos 30 palabras por minuto
• Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales
• Capaz de gestionar múltiples tareas, priorizar eficazmente y usar un buen juicio
• Planificador proactivo y…