Assistente di direzione

Chi cerchiamo   Cerchiamo una persona estremamente organizzata, proattiva e affidabile che supporti direttamente il CEO e la C‑suite nella gestione quotidiana, amministrativa e operativa.
Il ruolo unisce  executive support ,  coordinamento con consulenti ,  gestione scadenze e processi  e  reporting .
Obiettivo: liberare tempo al CEO e la C‑suite e far sì che nulla vada perso tra task, scadenze, comunicazioni e pratiche.
Responsabilità   MUST HAVE
1) Sistema di task, reminder e follow-up    Creare e mantenere  un unico sistema  per tutte le attività aperte (priorità, owner, scadenze).
Fare  reminder quotidiani  al CEO e la C‑suite sulle cose in sospeso e su ciò che va sbloccato.
Follow-up attivo: se un task non si chiude, capire perché (blocco / info mancante / delega) e portare una soluzione.

2) Calendario, meeting e preparazione materiali    Gestire il calendario del CEO (pianificazione, priorità, buffer, conflitti, spostamenti).
Preparare agenda e obiettivi delle riunioni; coordinare materiali necessari.
Dopo i meeting: action list con “chi fa cosa entro quando” + follow-up.
Supporto operativo su presentazioni ( Slides/PowerPoint ), documenti e comunicazioni.

3) Comunicazioni: cosa dire, quando dirlo, a chi (e non dimenticarlo)    Tenere traccia delle comunicazioni da fare (team / clienti / partner / fornitori / enti).
Preparare bozze o template quando utile e gestire solleciti/follow-up.
Assicurare chiusura dei thread aperti (risposte, conferme, next step).

4) Onboarding & offboarding    Gestire onboarding end-to-end: checklist, account/accessi, dotazioni, comunicazioni interne, documenti.
Offboarding: revoca accessi, restituzione materiali, chiusura pratiche e checklist completa.
Coordinamento con consulente del lavoro/manager di settore per assunzioni, cessazioni, variazioni.

5) Amministrazione e coordinamento con consulenti    Richiedere e gestire contratti (consulenti, collaboratori, fornitori) e iter di firma.
Interfacciarsi con commercialisti e consulente del lavoro per documenti, scadenze, richieste.
Tenere scadenziario amministrativo e documentale ordinato (archivio, naming, accessi).

6) Analytics & report settimanali (sintesi + azioni)    Creare e monitorare dashboard/metriche concordate (analytics, vendite, marketing, prodotto, CRM…).
Individuare anomalie/insight e produrre  report settimanale  sintetico, utile e azionabile.
Evidenziare: cosa è cambiato, cosa è urgente, cosa va deciso.

7) Permessi, registri e controllo attività ricorrenti    Gestire richieste permessi/assenze (tracciamento, reminder, coordinamento).
Controllo operativo di attività ricorrenti: niente deve “scappare”.
Tenere registro e scadenze (approvazioni, documenti, pratiche).

8) Monitoraggio bandi e gestione documentale    Monitorare bandi/opportunità secondo criteri condivisi.
Coordinare comunicazioni con enti/consulenti e raccolta documentazione.
Preparare checklist e garantire invii puntuali e completi.

NICE TO HAVE
A) Gestione email del CEO (triage leggero)    Smistare email, etichettare priorità, proporre risposte e creare follow-up.
Template per richieste ricorrenti.

B) Gestione fornitori, abbonamenti e acquisti    Richiedere preventivi, confrontare offerte, gestire rinnovi/disdette.
Tenere elenco software/abbonamenti con costi e scadenze (ottimizzazione spese).
Coordinare dotazioni operative (PC, accessori, SIM) soprattutto per onboarding.

C) Standardizzazione processi (SOP, checklist, archivi)    Creare procedure snelle di 1 pagina per attività ripetitive.
Strutturare Drive/Notion/archivio documentale con naming coerente.
Migliorare continuamente flussi operativi per ridurre errori e tempi morti.

D) Eventi e trasferte    Organizzare viaggi, trasferte, logistica riunioni esterne, eventi/conferenze.
Coordinare note spese e rimborsi (se presenti).

E) Reporting “manageriale” settimanale    Weekly recap: risultati vs obiettivi, rischi, decisioni aperte, blocchi.
Lista decisioni: cosa manca per decidere e chi deve fornire input.

F) Supporto recruiting (coordinamento)    Coordinare scheduling colloqui e gestione pipeline candidati.
Raccolta feedback e follow-up candidati (se richiesto).

G) Scadenze contrattuali e compliance leggera    Scadenzario…