Agente principale, Agent principal, Finances

Agente principale, Agent principal, Finances

University of Ottawa

Sous la direction de la Gestionnaire, Finances, planifier et coordonner les activités liées aux opérations financières du secteur, y compris la vérification de la paie et les transactions financières, pour appuyer et conseiller les gestionnaires et pour s’assurer que les politiques et les procédures sont bien comprises et bien mises en place.

• Budget:
  Administrer les budgets financés à l’interne ou à l’externe pour assurer la conformité aux politiques établies. Comparer les états financiers aux budgets des divers types de fonds pour repérer et corriger les incohérences. Effectuer toutes les recherches et analyses nécessaires pour formuler des recommandations aux gestionnaires ou aux chercheurs sur la préparation efficace des budgets, les projections budgétaires et les déficits pour maximiser les revenus et contenir les dépenses.
• Finances:
  Administrer les processus liés aux opérations financières courantes du secteur, pour maintenir l’intégrité et la transparence des finances et pour assurer la conformité aux politiques établies. Servir d’agent d’approbation des factures, des avances de voyage, des demandes de remboursement et des relevés de carte de crédit, pour vérifier que la documentation et l’imposition sont correctes.
• Paie:
  Préparer les demandes de rémunération ainsi que la documentation requise pour la production des contrats, puis administrer la rémunération des employés occasionnels et nommés pour une période déterminée pour assurer la conformité aux politiques établies et pour réduire au minimum la possibilité de nuire aux employés touchés, comme l’interruption de la paie. Vérifier l’exactitude des rapports sur la paie et assurer la liaison avec les Services de la paie pour corriger les incohérences.
• Achats:
  Acheter les biens et les services du secteur, par bon de commande ou par carte de crédit, conformément à toutes les politiques pertinentes. Demander des estimations aux fournisseurs pour le compte des clients internes, puis formuler des recommandations.
  5. Gestion de dossiers :
  Tenir un système efficace de classement et de gestion de dossiers pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification.
• Production de rapports:
  Préparer divers rapports de nature moyennement complexe, selon un calendrier fixe et de façon ponctuelle, sur les opérations financières, les comptes, la paie et les projections budgétaires du secteur afin d’appuyer les activités courantes et la planification stratégique. En collaboration avec les Ressources financières, soumettre les données financières requises pour répondre aux exigences des organismes subventionnaires en matière de rapports.
  
  Contrôler et préparer les dossiers financiers requis à des fins de vérification.
• Documentation: Rédiger et mettre à jour des manuels de procédures, à utiliser à l’interne, sur les procédures, les processus et les systèmes liés aux responsabilités du titulaire.
• Supervision des autres:
  Au besoin, superviser le travail réalisé par les subalternes chargés du soutien administratif pour organiser les priorités et formuler des conseils en vue de l’atteinte des objectifs individuels.

• Connaissance approfondie des principes de comptabilité, normalement acquise au moyen d’une formation postsecondaire dans une discipline connexe ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Au moins trois années d’expérience manifeste dans un rôle semblable.
• Connaissance des systèmes informatiques et des logiciels, y compris les systèmes financiers, les tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
• Expérience de l’interprétation, de l’explication et de l’application des politiques et règlements.
• Expérience de la préparation de rapports.
• Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication.
• Bon sens de l’organisation.
• Sens élevé de la discrétion.
• Bilinguisme – français et anglais…