Adjointe administrative intermédiaire, adjoint administratif intermédiaire

Adjointe administrative intermédiaire, adjoint administratif intermédiaire

University of Ottawa

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Motif De L'offre D'emploi

Nouveau poste

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires)

12

Famille D’emplois

Soutien administratif

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

EDI and

Campus

Campus principal

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/01/08

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/01/18

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 07

Échelle Salariale

$59,038.00 - $74,574.00

A propos de la faculté de génie

La faculté de génie s'efforce de fournir un environnement d'apprentissage qui favorise l'excellence et l'innovation, la pratique éthique et la responsabilité envers la société. Notre milieu de travail dynamique et stimulant vous motivera à donner le meilleur de vous-même tout en vous offrant des possibilités d'évolution et de développement professionnel. Notre travail créé un réel impact dans la vie de nos étudiants, qui deviendront les futurs leaders et acteurs du changement de notre société.

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Raison D’être Du Poste

Fournir un soutien administratif à la direction au sein d’un service pour assurer le bon fonctionnement du bureau et appuyer la mise en œuvre des activités et des projets. À cette fin, pourra être appelé à organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer le calendrier, organiser des voyages, préparer des documents et des rapports, coordonner des processus administratifs, coordonner des événements et des projets assignés.

Responsabilités

• Service à la clientèle :
  Accueillir, informer et rediriger les personnes de l’interne et de l’externe au nom du directeur. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au directeur, en juger la pertinence et l’urgence pour assurer les suivis et impliquer le directeur lorsque nécessaire.
• Rédaction administrative : Rédiger et réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du directeur. Assister aux réunions de la direction pour prendre des minutes et rédiger les procès-verbaux afin d’assurer les suivis des décisions prises. Préparer des présentations, des brochures, des publications et autres documents connexes à partir de notes manuscrites pour appuyer le directeur.
• Gestion du calendrier et des réunions : Gérer le calendrier du directeur, fixer et confirmer les rendez-vous afin d’assurer l’emploi optimal de son temps. Coordonner la tenue des réunions et des comités qui sont présidés par le directeur. À cette fin, tenir à jour les listes des membres, préparer et acheminer les invitations aux rencontres et l’ordre du jour. Préparer et distribuer la documentation et les dossiers nécessaires et assurer les suivis des décisions prises.
• Arrangements des voyages :
  Coordonner les arrangements des voyages pour le directeur. Effectuer des recherches auprès des compagnies fournisseurs afin d’obtenir des estimations des coûts et faire les réservations nécessaires en respectant les procédures et les règlements de l’Université. Assembler la documentation nécessaire, faire les suivis et collaborer avec d’autres secteurs à l’Université pour finaliser le processus de paiement de factures et de remboursement des frais de voyage.
• Gestion des dossiers : Établir et maintenir un système efficace de classement pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Coordonner l’archivage des dossiers. Maintenir un système de rappel pour les dossiers nécessitant un suivi.
• Production des rapports :
  Effectuer des analyses, de la recherche, compiler des données, des statistiques et d'autres renseignements afin de produire des rapports pour appuyer les discussions, la prise de décision, les…