Adjointe administrative, adjoint administratif

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Motif de l'offre d'emploi

Nouveau poste

Type d’emploi – Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires): N/A

Famille d’emplois – Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir – 1

Faculté/Service – Département – Fonctionnement de la faculté

Campus – Campus principal

Affiliation syndicale – PSUO

Date d’affichage – 2026/01/08

Date limite de candidature – 2026/01/19

Heures par semaine – 35

Classe salariale – SSUO Grade 06

Échelle salariale – $54,118.00 – $68,361.00

Au sujet de l'École de gestion Telfer:
Située au cœur d'Ottawa, l'École de gestion Telfer de l'Université d'Ottawa est fière d'être un véritable foyer pour quelque 4 300 étudiants, 200 membres du corps professoral, plus d'une centaine d'employés et plus de 30 000 anciens. Chez Telfer, tout ce que nous faisons, de l'enseignement à la recherche, en passant par le conseil politique, est fermement aligné sur l'objectif d'aider le Canada à atteindre son potentiel.

Nous croyons que de meilleures pratiques commerciales sont la clé pour un meilleur Canada et qu'un meilleur Canada est la clé d'un meilleur monde.

Raison d’être du poste

Offrir un soutien et effectuer diverses tâches visant à appuyer les opérations administratives d’un département, un programme spécifique ou un évènement, tout en assurant la conformité aux politiques et procédures connexes. Ce poste nécessite une présence sur le campus à temps plein.

Dans ce rôle, vos responsabilités seront les suivantes:

• Tâches administratives :
  Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations du département/programme/événement, comme la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et préparation de divers documents, la gestion des calendriers et la gestion du courrier, tout en s’assurant de rencontrer les standards de qualité de l’Université dans son travail.
• Organisation des rencontres :
  Fournir un appui administratif dans l’organisation et la coordination des rencontres et événements dans le but d’assurer leur bon déroulement. Réservation des salles de rencontre, arrangements avec les traiteurs, préparation des ordres du jour et autres documents.
• Service à la clientèle :
  Accueillir les personnes qui se présentent; répondre de façon adéquate aux demandes de renseignements générales des clients et les guider dans l’application des procédures internes générales du département/programme/événement pour offrir un service de haute qualité.
• Achats et contrôle des stocks :
  Effectuer des achats décentralisés des biens et des services par bon de commande ou carte de crédit, conformément aux politiques pertinentes. Contrôler les stocks, suivre l’évolution de la demande et reconstituer les stocks pour répondre aux besoins internes.
• Production de rapports :
  Fournir des rapports simples, selon un calendrier fixe et ponctuel, sur les activités du département/programme/événement afin de soutenir les opérations courantes et la planification stratégique.
• Gestion de dossiers : Établir et tenir un système efficace de classement et de gestion des dossiers pour préserver la confidentialité et assurer l’accès aux documents.
• Documentation : Rédiger et mettre à jour la documentation interne sur les procédures, processus et systèmes liés aux responsabilités du titulaire.
• Coordination du travail des subalternes : Déléguer des tâches à des subalternes, notamment des étudiants RTE, pour garantir leur complétion selon les normes.
• Entretien des ressources physiques :
  Procéder aux inspections régulières des installations et équipements afin de garantir leur sécurité et fonctionnement.

Ce Que Vous Apportez

• Formation postsecondaire en administration et bureautique ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Au moins deux (2) années d’expérience manifeste dans un rôle semblable.
• Connaissance des systèmes informatiques (Windows, traitement de textes, tableurs, bases de données, Internet, courriel).
• Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, communication et service à la clientèle.
• Expérience dans l’interprétation, l’explication et…