Office Manager; w​/m​/d

Permanent employee,Part-time
· Köln (Hybrid), Remote Work Deutschland Über uns

Bei aedifion gestaltest du die Zukunft der energieeffizienten Gebäudebetriebe aktiv mit. Unsere Mission ist es, bestehende Gebäude smarter, nachhaltiger und einfacher zu machen – und damit einen echten Beitrag zur CO₂-Reduktion zu leisten. Du arbeitest in einem innovativen Tech-Unternehmen, das modernste Technologien wie IoT, KI und Cloud-Lösungen einsetzt, um nachhaltige Immobilien zu schaffen. Unsere Kultur? Offen, vielfältig und teamorientiert. Mit über 100 Kolleg:innen aus 12 Nationen vereinen wir unterschiedlichste Fachgebiete und Perspektiven, um gemeinsam Großes zu erreichen.

Office Manager (w/m/d) ist es deine Mission sicherzustellen, dass eine funktionsfähige und angenehme Arbeitsumgebung für alle Mitarbeitenden durch systematische Pflege, Ordnung und Koordination der Büroinfrastruktur gewährleistet ist. Du entlastest das Office Management Team operativ und trägst maßgeblich dazu bei, dass sich unser wachsendes Team auf ihre Kernaufgaben konzentrieren kann.

Büroinfrastruktur-Pflege: Führe tägliche Kontrollrunden durch, stelle professionelle Standards für Sauberkeit und Ordnung sicher und befülle Verbrauchsmaterialien eigenständig und vorausschauend.

Nachhaltige Beschaffung: Recherchiere, bewerte und etabliere Lieferanten für Verbrauchsmaterialien systematisch nach ESG-Kriterien, Fair‑Trade‑Standards und regionaler Verfügbarkeit. Darüber hinaus bist du Verantwortlich für die Bestellannahme und die interne Weiterleitung an verschiedene Abteilungen.

Meeting‑Koordination: Bereite Meetings und Bewirtungen professionell vor und nach, inklusive Catering‑Organisation, Raumvorbereitung und Getränkebereitstellung für interne und externe Gäste.

Verbrauchsmaterial‑Management: Überwache Bestände an Getränken und Büromaterial vorausschauend und bestelle rechtzeitig nach, um kontinuierliche Verfügbarkeit sicherzustellen.

Flexible Vertretung: Übernehme kurzfristig Vertretungsaufgaben im Telefondienst, unterstütze die Kolleg:innen im Office Management bei projektbezogenen Aufgaben und passe deine Prioritäten situativ an wechselnde Anforderungen an.

Bei aedifion fördern wir eine offene und wertschätzende Kultur, in der sich alle Mitarbeitenden unabhängig von Herkunft, Geschlecht, Alter, Fähigkeiten oder Orientierung frei entfalten können. Wir bieten einen sicheren Raum, der individuelle Entwicklung und selbstständiges Arbeiten ermöglicht. Flexibilität und Offenheit stehen bei uns im Fokus, damit jede:r mit Freude und Authentizität arbeiten kann. Wir freuen uns besonders auf Bewerbungen von Frauen.

Erfahrung: Erste praktische Erfahrung in serviceorientierten Tätigkeiten wie Office Management, Hotellerie, Gastronomie, Empfang oder vergleichbaren Bereichen mit eigenverantwortlicher Arbeitsweise.

Serviceorientierung: Ausgeprägtes Gespür für professionelle Standards in Bewirtung, Raumvorbereitung und Gästebetreuung sowie höfliches, zuvorkommendes Auftreten gegenüber Kolleg:innen und Gästen.

Organisationsstärke: Fähigkeit, fragmentierte operative Aufgaben in zuverlässige Tagesabläufe zu überführen, Prioritäten situativ anzupassen und Standards eigenständig zu prüfen.

Beschaffungskompetenz: Systematische Recherche und Bewertung von Lieferanten nach ESG‑, Kultur‑ und Preis‑Leistungs‑Kriterien sowie vorausschauende Bedarfsplanung für Verbrauchsmaterialien.

Office‑365‑Kenntnisse: Sichere Anwendung von Outlook, Teams und Excel für Kalender‑Management.

Kommunikationsfähigkeit: Fließende Deutsch‑ und Englischkenntnisse (jeweils C1) für klare, freundliche Kommunikation mit Kolleg:innen, Gästen und Dienstleister:innen.

Persönlichkeit: Eigeninitiative, Gewissenhaftigkeit und Flexibilität sowie Freude am Kontakt mit Menschen und eine offene, positive Ausstrahlung, die zu einer angenehmen Büroatmosphäre beiträgt.

• Mach einen Unterschied:Deine Arbeit hilft, CO₂-Emissionen zu reduzieren und Gebäude nachhaltiger sowie energieeffizienter zu gestalten.
• Mobile Work:Gestalte deinen Arbeitstag nach deinen Bedürfnissen – mit flexiblen Arbeitszeiten, kurzer Kernarbeitszeit und der Freiheit,…