Administrative Assistant Office Manager

Overview

Logol ist ein junges, hochinnovatives Technologieunternehmen im Bereich Artificial Intelligence (AI).

Wir entwickeln intelligente Softwarelösungen für internationale Kunden und bewegen uns an der Schnittstelle von Technologie, Innovation und Business
.

Unser Headquarter befindet sich in Zug
, mit weiteren Niederlassungen im Ticino und in Köln
.

Als schnell wachsendes ISV / VAR-Unternehmen bieten wir ein dynamisches, internationales Umfeld mit viel Gestaltungsspielraum, kurzen Entscheidungswegen und echter Startup-Mentalität.

zentralen Funktionen suchen wir eine engagierte, strukturierte und proaktive Persönlichkeit.

Über die Rolle

Als Administrative Assistant / Office Manager – Central Functions sind Sie eine Schlüsselperson für unsere internen Abläufe.

Sie unterstützen Office Management, Finance und Human Resources und arbeiten eng mit Management, Finance- und HR-Verantwortlichen zusammen.

Die Rolle kombiniert operative Verantwortung mit System- und Prozessnähe in einem technologiegetriebenen Umfeld.

📍 Standort: Zug –
Remote Working möglich
, Präsenz bei Bedarf

🏠 Arbeitsmodell: Remote Working ist möglich,
abhängig von operativen und organisatorischen Erfordernissen

• Organisation und Koordination administrativer Abläufe
• Termin-, Reise- und Meeting-Management
• Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und internen Richtlinien
• Schnittstelle zu externen Partnern, Dienstleistern und Behörden

• Erfassung, Pflege und Verwaltung von Kundenverträgen
• Erstellung und Versand von Lieferantenrechnungen
• Bearbeitung und Kontrolle von Spesen- und Reisekostenabrechnungen
• Pflege finanzrelevanter Stammdaten
• Unterstützung bei Monatsabschlüssen, Reports und administrativen Finance-Prozessen
• Zusammenarbeit mit externen Buchhaltern und Treuhändern

• Organisatorische Unterstützung im Hiring- und Recruiting-Prozess
• Koordination von Interviews und Kommunikation mit Kandidat:innen
• Pflege und Aktualisierung des HR-Systems gemäß Vorgaben des HR Managers
• Unterstützung bei Onboarding-Prozessen
• Organisation und Koordination der jährlichen Performance- und Jahresendbewertungen

• Arbeiten mit Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Unterstützung von HR-Prozessen in Microsoft Dynamics 365 Human Resources
• Administrative Projektunterstützung in Microsoft Dynamics 365 Project Operations

• Deutsch als Muttersprache
• Englisch auf Niveau C2
• Französisch von Vorteil
  , aber nicht zwingend erforderlich
• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer administrativen Rolle mit Finance- und HR-Bezug
• Sehr gute Kenntnisse von Microsoft Dynamics 365
• (Business Central, Human Resources, Project Operations)
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Diskretion, Genauigkeit und ausgeprägte Organisationsfähigkeit

• Arbeiten in einem AI-getriebenen, innovativen Tech-Unternehmen
• Remote-first Mindset mit Flexibilität und Vertrauen
• Internationale Teams und moderne Unternehmenskultur
• Hoher Gestaltungsspielraum und echte Verantwortung
• Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungen, Startup-Energie