Assistente di direzione

Chi cerchiamo
Cerchiamo una persona estremamente organizzata, proattiva e affidabile che supporti direttamente il CEO e la C-suite nella gestione quotidiana, amministrativa e operativa.
Il ruolo unisce  executive support ,  coordinamento con consulenti ,  gestione scadenze e processi  e  reporting .

Obiettivo: liberare tempo al CEO e la C-suite e far sì che nulla vada perso tra task, scadenze, comunicazioni e pratiche.

Responsabilità
MUST HAVE
1) Sistema di task, reminder e follow-up
Creare e mantenere  un unico sistema  per tutte le attività aperte (priorità, owner, scadenze).
Fare  reminder quotidiani  al CEO e la C-suite sulle cose in sospeso e su ciò che va sbloccato.
Follow-up attivo: se un task non si chiude, capire perché (blocco / info mancante / delega) e portare una soluzione.
2) Calendario, meeting e preparazione materiali
Gestire il calendario del CEO (pianificazione, priorità, buffer, conflitti, spostamenti).
Preparare agenda e obiettivi delle riunioni; coordinare materiali necessari.
Dopo i meeting: action list con “chi fa cosa entro quando” + follow-up.
Supporto operativo su presentazioni (Slides/PowerPoint), documenti e comunicazioni.
3) Comunicazioni: cosa dire, quando dirlo, a chi (e non dimenticarlo)
Tenere traccia delle comunicazioni da fare (team / clienti / partner / fornitori / enti).
Preparare bozze o template quando utile e gestire solleciti/follow-up.
Assicurare chiusura dei thread aperti (risposte, conferme, next step).
4) Onboarding & offboarding
Gestire onboarding end-to-end: checklist, account/accessi, dotazioni, comunicazioni interne, documenti.
Offboarding: revoca accessi, restituzione materiali, chiusura pratiche e checklist completa.
Coordinamento con consulente del lavoro/manager di settore per assunzioni, cessazioni, variazioni.
5) Amministrazione e coordinamento con consulenti
Richiedere e gestire contratti (consulenti, collaboratori, fornitori) e iter di firma.
Interfacciarsi con commercialisti e consulente del lavoro per documenti, scadenze, richieste.
Tenere scadenziario amministrativo e documentale ordinato (archivio, naming, accessi).
6) Analytics & report settimanali (sintesi + azioni)
Creare e monitorare dashboard/metriche concordate (analytics, vendite, marketing, prodotto, CRM…).
Individuare anomalie/insight e produrre  report settimanale  sintetico, utile e azionabile.
Evidenziare: cosa è cambiato, cosa è urgente, cosa va deciso.
7) Permessi, registri e controllo attività ricorrenti
Gestire richieste permessi/assenze (tracciamento, reminder, coordinamento).
Controllo operativo di attività ricorrenti: niente deve “scappare”.
Tenere registro e scadenze (approvazioni, documenti, pratiche).
8) Monitoraggio bandi e gestione documentale
Monitorare bandi/opportunità secondo criteri condivisi.
Coordinare comunicazioni con enti/consulenti e raccolta documentazione.
Preparare checklist e garantire invii puntuali e completi.

NICE TO HAVE
A) Gestione email del CEO (triage leggero)
Smistare email, etichettare priorità, proporre risposte e creare follow-up.
Template per richieste ricorrenti.
B) Gestione fornitori, abbonamenti e acquisti
Richiedere preventivi, confrontare offerte, gestire rinnovi/disdette.
Tenere elenco software/abbonamenti con costi e scadenze (ottimizzazione spese).
Coordinare dotazioni operative (PC, accessori, SIM) soprattutto per onboarding.
C) Standardizzazione processi (SOP, checklist, archivi)
Creare procedure snelle di 1 pagina per attività ripetitive.
Strutturare Drive/Notion/archivio documentale con naming coerente.
Migliorare continuamente flussi operativi per ridurre errori e tempi morti.
D) Eventi e trasferte
Organizzare viaggi, trasferte, logistica riunioni esterne, eventi/conferenze.
Coordinare note spese e rimborsi (se presenti).
E) Reporting “manageriale” settimanale
Weekly recap: risultati vs obiettivi, rischi, decisioni aperte, blocchi.
Lista decisioni: cosa manca per decidere e chi deve fornire input.
F) Supporto recruiting (coordinamento)
Coordinare scheduling colloqui e gestione pipeline candidati.
Raccolta feedback e follow-up candidati (se richiesto).
G) Scadenze contrattuali e compliance leggera
Scadenzario contratti/fornitori e reminder rinnovi/termini.
Supporto operativo su aspetti organizzativi (senza ruoli legali/DPO).

Requisiti
Esperienza in ruoli simili (EA, Office/Operations, Assistente di Direzione).
Eccellente organizzazione e capacità di gestire priorità e urgenze.
Proattività: anticipare problemi e chiuderli.
Ottima padronanza di Google Workspace / Microsoft Office (Slides/PowerPoint e Sheets/Excel).
Confidenza con numeri e dashboard (lettura, sintesi, insight).
Discrezione e affidabilità (informazioni sensibili).
Italiano e inglese buono fluente.
Plus:  Notion/Asana/Trello, Slack, GA4/Looker, CRM, esperienza con bandi e consulenti del lavoro.

Tipologia di contratto
Determinato, 1 anno, rinnovabile, 21-25k RAL + buoni pasto.
Posizione full time su Pisa, 2 giorni di remote working a settimana (lunedì e venerdì).