Event Coordinator, Administrative​/Clerical

Das Forschungsinstitut für biologischen Landbau FiBL ist eine der weltweit führenden Forschungseinrichtungen im Bereich Biolandwirtschaft und beschäftigt am Standort Schweiz rund 300 Mitarbeitende. Die Stärken des FiBL sind interdisziplinäre Forschung, gemeinsame Innovationen mit Landwirt
* innen und der Lebensmittelbranche sowie ein rascher Wissenstransfer. Die Kompetenz des FiBL Schweiz ist auch über die Landesgrenzen hinaus gefragt. Daher ist es international an zahlreichen Projekten beteiligt – sowohl in Forschung, Beratung und Weiterbildung als auch in der Entwicklungszusammenarbeit.

Im Departement Personal & Administration suchen wir ab sofort eine
* n qualifizierte
* n Event Coordinator (m/w/d, 100%) .

Hauptaufgabe für diese neu geschaffene Stelle ist das Planen und Organisieren von internen und externen Veranstaltungen und Events von A bis Z – von der Anfrage über Vertragsverhandlungen und Ablaufplanung bis hin zur Rechnungskontrolle. Du wirst Teil eines kleinen Teams mit der Möglichkeit, einen Tag pro Woche aus dem Home-Office zu arbeiten.

Deine Aufgaben

• Reservationsannahmen für Seminarräume, interne und externe Veranstaltungen aller Art (Projektsitzungen, Trainings, Teammeetings, externe Seminare etc.) per Telefon, E-Mail und persönlich vor Ort
• Bedürfnisse und Anforderungen für die Veranstaltung/das Event mit den internen und externen Kunden abklären und entsprechend organisieren
• Enge Zusammenarbeit (Kalkulation, Offerten, Organisation) mit den mitwirkenden Abteilungen wie Küche, Facility Management, Finance, Forschende und Beratende
• Sicherstellung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufes inkl. Anlassbetreuung (manche Anlässe erfordern Präsenz vor Ort am Abend und an Samstagen)
• Zusätzlich administrative Aufgaben am Empfang unseres Instituts

Was Du mitbringst

• Entsprechende Ausbildung oder einschlägige Berufserfahrung im Bereich Anlässe/Events
• Interesse am biologischen Landbau
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Französisch von Vorteil
• Starke kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
• Dienstleistungs- und kundenorientierte Persönlichkeit mit guten Umgangsformen
• Versierter Umgang mit der MS-Office-Palette, MS 365, Zoom, Cvent, TYPO3 und mit Veranstaltungstechnik
• Selbstständige, vorausschauende und präzise Arbeitsweise
• Empathisch, humorvoll und hilfsbereit mit Hands-on-Mentalität

Was wir bieten

Am FiBL treffen Sie auf eine Arbeitskultur, die geprägt ist von effizientem, unkompliziertem Arbeiten und zahlreichen Mitgestaltungsmöglichkeiten dank flacher Hierarchien. Als weltweit gut vernetztes Forschungsinstitut legen wir grossen Wert auf Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Flexible Jahresarbeitszeiten und mögliche Teilzeitpensen unterstützen eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Weiter geniessen Mitarbeitende des FiBL beste Biokost im hauseigenen Restaurant und einen Arbeitsplatz mitten im Grünen.

Haben wir Dein Interesse geweckt? Gerne beantwortet Dir Malta Fazzari, Leitung des Departements für Personal & Administration weitere Fragen.

Deine Bewerbungsunterlagen nehmen wir sehr gerne via Bewerbungsformular entgegen.

Bitte beachte, Dass unser Büro bis zum 5. Januarnicht besetzt ist.