Assistenz; m​/w​/d Leitung Technischer Service

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IHR VORTEILE

• Kompetente Rundum-Betreuung:
  Ihnen steht ein erfahrener fester Ansprechpartner zur Seite, der sich kompetent um die Projektbegleitung und
  -abwicklung kümmert.
• Starker Teamgeist und flache Hierarchien:
  Ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns essenziell.
• Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg:
  Wir setzen auf die Vielfältigkeit unserer Mitarbeiter.
• Unser gemeinsamer Umgang ist von gegenseitiger Wertschätzung geprägt – über alle Unternehmensebenen hinweg.

IHRE AUFGABEN

• Sie übernehmen diverse Assistenzaufgaben, einschließlich der eigenverantwortlichen Korrespondenz für sämtliche Einheiten des Technischen Service.
• Sie erstellen Protokolle während Besprechungen, wie beispielsweise bei Abteilungsbesprechungen.
• Sie koordinieren und organisieren Geschäftsreisen und führen dabei auch die Reisekostenabrechnungen durch.
• Sie unterstützen den Technikleiter bei der Verwaltung und Pflege der verschiedenen Regelwerke.
• Sie helfen bei der Vorbereitung von Audits mit.
• Sie koordinieren und organisieren eigenständig Besprechungen und Schulungen.
• Sie planen, organisieren und koordinieren eigenverantwortlich Veranstaltungen, sowohl intern als auch extern.
• Sie erstellen und gestalten eigenverantwortlich Präsentationen.
• Sie übernehmen Beschaffungstätigkeiten, einschließlich der Abrufbestellungen für angepasste Schutzausrüstung und Bestellanforderungen für den Office-Bereich über Ariba.
• Sie agieren als Zeiterfassungsbeauftragte und kümmern sich um Themen wie Mehrarbeit und Rufbereitschaften.
• Sie klären Fragen zum Arbeitszeitgesetz.
• Sie pflegen Mitarbeiterlisten und dokumentieren Home-Office-Arrangements.
• Sie bestellen und verwalten Weiterbildungen über Plattformen wie Semigator und organisieren Inhouse-Schulungen sowie Bildungspläne.
• Sie führen neue Arbeitstechniken und MS-Office-Applikationen im Technischen Service ein (SharePoint, One Note, Teams).
• Sie bearbeiten selbstständig Unfallmeldungen und koordinieren sowie dokumentieren Vorsorgeuntersuchungen beim Werksarzt.
• Sie pflegen und administrieren Dokumente im Dokumentenmanagementsystem als Kontributor.

IHR PROFIL

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und haben idealerweise eine Weiterbildung zur geprüften Sekretärin absolviert.
• Sie besitzen gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie haben gute Kenntnisse im Umgang mit dem MS-Office-Paket.
• Sie verfügen über Kenntnisse in SAP, was wünschenswert wäre.
• Sie haben Kenntnisse in Visio, was ebenfalls wünschenswert ist.
• Sie zeichnen sich durch diplomatisches Geschick und eine hohe Genauigkeit aus.
• Sie gewährleisten Vertraulichkeit in allen Belangen.
• Sie verfügen über ein ausgeprägtes analytisches Denkvermögen und Organisationstalent.

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