Digitaler Posteingang – Poststelle-Management & Outsourcing

Nahezu jedes Unternehmen steht beim täglichen Bearbeiten der Eingangspost vor derselben Herausforderung:
Große Mengen an Dokumenten treffen über analoge und digitale Wege ein und wollen schnell an die richtigen Ansprechpartner verteilt und dort bearbeitet werden – eine Herausforderung gerade in der derzeitigen Situation mit ausgelagerten Arbeitsplätzen im Homeoffice.

Ein digitaler Posteingang sorgt für die elektronische Übermittlung und schafft so die Basis für eine einheitliche, sichere und schnelle Bearbeitung und Verwaltung der eingehenden Post.

Die TROPPER DATA SERVICE AG bietet Unternehmen ein breites Dienstleistungsangebot und maßgeschneiderte Lösungen zur Digitalisierung ihrer Eingangspost. Darüber hinaus bieten wir Konzepte eines ausgelagerten Poststellenmanagements oder die Optimierung der Rechnungseingangsbearbeitung . Nutzen Sie unsere Paket- oder Individuallösungen aus einer Hand.

• Prozesse umfangreich optimieren:
  Einhergehend mit einer digitalen Eingangspostverwaltung ist der Aufbau einer einheitlichen und unternehmensweiten Informationslogistik. Prozesse erfolgen digital und damit erheblich flüssiger und schneller.
• Informationen dezentral verwalten:
  Digital bedeutet dezentral. Eingehende Post wird mit Anbindung aller Eingangskanäle digitalisiert, mithilfe einer Software elektronisch indiziert sowie klassifiziert und standortübergreifend verteilt bzw. zugänglich gemacht.
• Prozesssicherheit erhöhen:
  Modernste Technik und zuverlässige Software-Lösungen beschleunigen nicht nur die Bearbeitung von Eingangspost, sie garantieren auch zu jeder Zeit die Sicherheit sämtlicher verbundener Prozesse.
• Ressourcen schonen:
  Ein digitales Poststellenmanagement spart Zeit und Geld bei vollständiger Transparenz und Kostenkontrolle. Personalbedarf in der Poststelle wird erheblich reduziert. Freiwerdende Ressourcen können somit effizienter an anderen Stellen eingesetzt werden.

Wir bei TROPPER übernehmen für unsere Kunden die ganzheitliche Analyse, die ausführliche Projektplanung sowie die Einführung und unterstützen umfassend bei der Inbetriebnahme individueller Posteingangslösungen.

Unsere erfahrenen und hoch qualifizierten Mitarbeiter/innen garantieren einen effektiven Projektablauf sowie eine erfolgreiche Einführung. In Kombination mit modernster Technik und einer umfangreichen Sicherheitsstruktur ist der Schutz der sensiblen Informationen an jedem unserer fünf Standorte zu jeder Zeit gewährleistet. Darüber hinaus legen wir während des gesamten Projektablaufs einen besonders großen Wert auf eine akkurate Qualitätssicherung. Deshalb überprüfen wir gleich an mehreren Projektstationen händisch die gescannten Informationen.

Außerdem können sich unsere Kunden bei jedem von TROPPER durchgeführten Digitalisierungsprozess sicher sein, dass das laufende Tagesgeschäft weiterhin wie gewohnt seinen Gang gehen kann.

Projektplanung

Alles beginnt bei einem gemeinsamen Workshop:
Hier führen wir eine Bestands- und Bedarfsanalyse durch, klassifizieren die relevanten Daten und beziehen jegliche für unsere Kunden wichtigen Medien wie Brief, E-Mail, Fax, Web etc. ein. Auf dieser Basis gestalten wir ein individuelles Projekt und definieren einen realistischen Zeitplan mit konkreten Abläufen und Meilensteinen.

Steht der Projektplan, wird der Digitalisierungsprozess in die Wege geleitet. Es beginnt mit der datenschutzgerechten Abholung und dem Transport der Post in die TROPPER Produktionsstätten.

Digitalisierung & Aggregation

Im nächsten Schritt werden die zu verarbeitenden Dokumente durch unsere erfahrenen Mitarbeiter/innen aufbereitet und detailliert erfasst, bevor es ans strukturierte Scannen geht. Der Scanvorgang erfolgt dann mithilfe modernster Hochleistungsscanner und zu jeder Zeit unter allerhöchsten Sicherheitsvorkehrungen.

Verarbeitung & Veredelung

Nach der Digitalisierung erfolgt die Nachbearbeitung der ausgelesenen Daten. Die Images werden auf Lesbarkeit geprüft, nach den im Workshop definierten Vorlagen…