Medewerker Frontoffice

Location: Wetering

Vacature kenmerken

Om in aanmerking te komen voor een sollicitatiegesprek, dient uw sollicitatie volledig in lijn te zijn met de functiespecificaties zoals hieronder beschreven.
Standplaats Utrecht Contractduur 24 maanden Uren per week - 38 Maandsalaris €2.918,00 - €3.679,00 Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05 Niveau MBO 3 Vakgebied Administratief / secretarieel Vacaturenummer 71284 Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling Functiegroep Burger

Functieomschrijving
Verwerk jij de vragen van militairen die overgeplaatst zijn naar het buitenland? Is nauwkeurig werken en werken volgens de interne regelingen en procedures jouw kracht? Zet dan jouw administratieve talent in bij Bureau Frontoffice.

Defensie is volop in beweging en zal in de komende jaren verder groeien. We zijn nu al een van de grootste werkgevers van het Koninkrijk met meer dan 75.000 militairen, reservisten en burgers in dienst. Zij rekenen op een organisatie die hen ondersteunt en faciliteert. Je verwerkt inkomende vragen van militairen die in het buitenland geplaatst zijn of worden over rechtspositie, declaraties, toelages en huisvesting.

Je kijkt ofje de vragen zelf kan beantwoorden of dat deze naar de backoffice doorgezet moeten worden. De vragen beantwoord je veelal via het interne systeem, e-mail en telefoon.
Het is afwisselend werk waarin de details het verschil kunnen maken. Jouw zorgvuldigheid en nauwkeurige manier van werken komen daarbij goed van pas om ervoor te zorgen dat de zaken administratief kloppen. Per land en per situatie kunnen de regelingen verschillen of kunnen er andere procedures van toepassing zijn. Je moet daarom meer dan eens zaken uitzoeken en bij twijfel, onduidelijkheid, complexiteit en dergelijk kun je altijd te rade gaan bij internedeskundigen die eventueel op een andere afdeling werken.

Spreekt dit jou aan? Solliciteer dan direct of lees snel verder!

Waar ga je werken?
Je komt te werken bij het bureau frontoffice van het Dienstencentrum Internationale Ondersteuning Defensie (DCIOD), onderdeel van de Divisie Personeel & Organisatie Defensie (DPOD) van het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Het DCIOD is het centrale aanspreekpunt voor alle internationale HR- en relocatiediensten binnen Defensie. Hier ondersteunen we militairen en burgers die tijdelijk elders worden geplaatst - binnen internationale organisaties in Nederland, in het buitenland, of in overzeese delen van het Koninkrijk.
Het DCIOD bestaat uit een commandogroep, een afdeling Juridische Zaken, een afdeling Relocation Services en een afdeling HR Services. Jij maakt zelf deel uit van een klein, betrokken team dat zorgt voor correcte, tijdige en zorgvuldige administratieve ondersteuning. De eerste maanden werk je tijdens het inwerktraject elke dag op kantoor Utrecht. Daarna werk je minimaal 2 dagen per week op kantoor.

Wat ga je doen?
Om een buitenland plaatsing soepel te laten verlopen moet er veel geregeld worden, ook administratief. Daarbij krijg je te maken met interne regelingen en procedures, maar moet er ook rekening gehouden worden met de voorschriften van het land van bestemming. De volgende werkzaamheden zijn kenmerkend voor wat je allemaal gaat doen:

• Verwerken van vragen die binnenkomen via telefoon, e-mail of het interne systeem HRHD (Human Resource Help Desk).

• Verzamelen van benodigde plaatsingsgegevens.

• Toetsen of alle benodigde informatie en bescheiden aanwezig zijn en voldoen aan de voorschriften.

• Nader uitzoeken van wat er nodig is in de landen van bestemming en hoe daarin voorzien kan worden. Gebruik maken van internet, mail en telefoon.

• Fungeren als vraagbaak voor collega's in binnen- en buitenland over regelgeving rondom internationale plaatsingen.

• Overleggen met collega's bij complexe vraagstellingen.

• Meedenken en doen van voorstellen om processen en informatie over landen te verbeteren.

Functie-eisen
Wie ben jij?
Er komt veel kijken bij internationale plaatsingen en voor de betrokkenen zijn het vaak spannende tijden. Het is belangrijk dat je vertrouwen uitstraalt bij de geleverde dienstverlening. Je herkent jezelf in deze eigenschappen:

• Administratief sterk. In een…