Medewerker algemene ondersteuning

Position: Medewerker algemene ondersteuning 591727
Location: Nederland

Vacature kenmerken

Overweegt u te solliciteren op deze baan? Controleer alle details in deze functieomschrijving en klik vervolgens op  Solliciteren .

Standplaats Soesterberg
Contractduur 2 jaar
Uren per week 38 - 38
Maandsalaris €3,035.00 - €4,205.00
Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07
Niveau MBO 4
Vakgebied Administratief / secretarieel
Vacaturenummer 71251
Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
Functiegroep Burger

Functieomschrijving

1. Leveren van algemene administratieve ondersteuning door:
a. Het uitvoeren van diverse administratieve taken, zoals het opstellen en bewerken van documenten en het beheren van agenda's;
b. Het bijhouden, overzicht houden van de verschillende taken in de systemen;
c. Het ondersteunen bij het organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen, inclusief het maken van afspraken, het verzorgen van de benodigde facilitaire middelen;
d. Het bewaken van de kwaliteit en nauwkeurigheid van de administratieve werkzaamheden en waar nodig verbeteringen voorstellen.

2. Bijdragen aan interne en externe communicatie door:
a. Het onderhouden van contacten met interne en externe partijen, zowel mondeling als schriftelijk;
b. Het fungeren als aanspreekpunt voor vragen en verzoeken van interne en externe stakeholders;
c. Het voeren van overleg met in- en externe partijen omtrent de voorbereiding en organisatie van evenementen

3. Uitvoeren van facilitaire ondersteuningswerkzaamheden door:
a. Toezicht op door derden uitgevoerde facilitaire en/of logistieke werkzaamheden en afwijkingen signaleren;
b. Faciliteren bij het gebouwbeheer en het aangeven van de behoefte op dit gebied;
c. Het ontvangen, te woord staan en begeleiden van bezoekers en bijdragen aan de beveiliging van toegangsbeheer.

Functie-eisen

Vaardigheden
- Kennis van frontoffice en backoffice procedures;
- Communicatieve, klantgerichte vaardigheden
- Vermogen om meerdere taken op te pakken en prioriteiten te stellen;
- Analytische en probleemoplossende vaardigheden;
- Flexibiliteit en stressbestendigheid, met de mogelijkheid om te werken in een dynamische omgeving.

Kwalificaties
Ervaringseisen
Gewenst is ervaring als administratief ondersteuner

Kennis/opleidingseisen
- MBO werk- en denkniveau
- JIRA
- Powerpoint
- Microsoft office

Jouw profiel:
- Alles wat jij doet, doe je voor onze specialisten. Je bent gedreven, beschikt over een hands-on mentaliteit, en hebt een representatieve houding. Je bent klantgericht, kan prioriteiten stellen en kan makkelijk je weg vinden in de organisatie. Ook kan je goed omgaan met mensen en heb je overtuigingskracht. Bovendien heb jij oog voor detail. Zo zorg jij ervoor dat alles vlekkeloos verloopt op de afdeling.

Dankzij jouw inzet kunnen onze specialisten zich volledig richten op hun werk.

Competenties:

- Initiatief
- Klantgericht
- Verantwoordelijk
- Nauwkeurig
- Samenwerken
- Flexibel
- Communiceren
- Stressbestendig

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07
Salarisomschrijving Dit salaris is gebaseerd op een 38 urige werkweek
Maandsalaris €3,035.00 - €4,205.00
Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
Contractduur 2 jaar
Minimaal aantal uren per week 38
Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst.

Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een…