Medewerker Management Ondersteuning

Location: Nederland

Vacature kenmerken

Zorg ervoor dat al uw sollicitatiegegevens up-to-date en in orde zijn voordat u op deze vacature solliciteert.

Standplaats Den Helder
Contractduur
Uren per week - 38
Maandsalaris €2,918.00 - €3,847.00
Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06
Niveau MBO 4
Vakgebied Administratief / secretarieel
Vacaturenummer 70972
Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Als managementondersteuner bied je logistieke, organisatorische en administratief-secretariële ondersteuning aan het management. Je zorgt voor een efficiënte en gestructureerde ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden en fungeert als spil binnen de afdeling.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Het beheren en coördineren van de agenda, waarbij je prioriteiten stelt en rekening houdt met planning, bereikbaarheid, frequentie en urgentie.
- Het beoordelen en verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie op belang en urgentie, het zelfstandig verzamelen en toevoegen van relevante informatie en het verzorgen van de verdere afhandeling.
- Het plannen, organiseren en voorbereiden van uiteenlopende vergaderingen en bijeenkomsten.
- Het samenstellen en completeren van vergaderstukken, inclusief het toevoegen van relevante achtergrondinformatie.
- Het notuleren van vergaderingen en het uitwerken van de verslaglegging.
- Het signaleren van aandachtspunten en het bewaken van de voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken en genomen besluiten.
- Het opstellen van nota’s en brieven op basis van globale aanwijzingen van het management.
- Het opzetten, beheren en actualiseren van het werkarchief en het afdelingsarchief ten behoeve van managementinformatie en voortgangsrapportages.
- Het completeren en structureren van dossiers en het systematisch vastleggen van dossierrelaties.
- Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe relaties over administratieve en organisatorische zaken binnen de afdeling.
- Het vervullen van een bufferfunctie tussen het management en interne en externe stakeholders.
- Het voorbereiden, ontvangen en begeleiden van (internationale) bezoekers en delegaties.

Functie-eisen

- Kennis van managementondersteunende methoden en werkwijze;
- Kennis van archivering- en documentatietechnieken;
- Kennis van en ervaring met relevante kantoorautomatisering;
- Kennis van de interne administratieve procedures, regelgevingen, taakstelling, structuur en werkwijze van de organisatie;
- Kennis (op hoofdlijnen) en inzicht van de organisatie en werkwijze van het Defensieonderdeel;
- Kennis van administratieve procedures en voorschriften;
- Communicatieve vaardigheden in woord en geschrift;
- Vaardigheid in het te woord staan van derden;
- Vaardigheid in het vormen en bijhouden van het archief en in het maken van voortgangsrapportages, overzichten, verslagen, nota's;
- Vaardigheid in het notuleren;
- Vaardigheid in het samenstellen van rapportages;
- Sociale vaardigheden;
- Vaardigheid in plannen organiseren en coördineren.

Opleiding:
MBO niveau 4 in relevante richting.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06
Salarisomschrijving
Maandsalaris €2,918.00 - €3,847.00
Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
Contractduur
Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

De Koninklijke Marine hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst.

Ook kun je dit budget omzetten in extra vakantie-uren of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals een (elektrische) fiets of laptop. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen…