Medewerker Boekhouding & Office Management

Medewerker Boekhouding & Office Management Organisatie

Kinderfonds MAMAS werkt samen met lokale vrouwen in Zuid-Afrika – de MAMAS – die zich dagelijks inzetten voor kinderen in extreme armoede. Zij bieden voeding, zorg, onderwijs en veiligheid, vanuit hun eigen gemeenschap. Vanuit Nederland ondersteunen wij dit werk met fondsenwerving, communicatie en een solide organisatie.

• Volledig zelfstandig voeren van de administratie (grootboek, debiteuren en crediteuren) in Exact Online.
• Bewaken van tussenrekeningen en het proactief oplossen van verschillen of vraagposten zonder directe tussenkomst van de Manager.
• Coderen, controleren en boeken van alle kostenfacturen via scan‑en‑herken (Blue
  10) en het najagen van interne fiatteringen.
• Beheren van de sub‑administraties voor creditcards (Pleo) en reizen (Perk) en zorgen voor een correcte aansluiting op de boekhouding.
• Assisteren bij de maand- en kwartaalafsluitingen en het voorbereiden van specificaties voor de jaarrekening.

• Wekelijks samenstellen van de betaalbatch en deze klaarzetten bij de bank.
• Fungeren als volledige back‑up voor de Manager Bedrijfsvoering tijdens vakanties of ziekte voor wat betreft het betalingsverkeer.
• Zelfstandig (of in mandaat) uitvoeren van betalingen, inclusief vertrouwelijke salarisbetalingen en betalingen aan Zuid‑Afrikaanse partners, om de continuïteit van de organisatie te borgen.
• Bewaken van saldo‑posities en tijdig signaleren van liquiditeitsbehoeften.

• Voorbereiden van de maandelijkse salarismutaties ten behoeve van de externe salarisverwerker.
• Beheren van vertrouwelijke personeelsdossiers en zorgen voor correcte aanmeldingen bij pensioenfonds en verzekeraars.
• Registreren en monitoren van ziekteverzuim en verlofuren in het HR‑systeem.
• Eindverantwoordelijk voor de representativiteit en het facilitaire reilen en zeilen van het kantoor.
• Onderhouden van contacten en contracten met facilitaire leveranciers (verhuurder, schoonmaak, catering, ICT‑hardware).
• Organiseren van interne evenementen zoals borrels en teamdagen en het verzorgen van attenties bij lief en leed.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor collega’s voor alle niet‑primaire zaken, zoals ICT‑uitgifte en kantoorbenodigdheden.

Als Medewerker Boekhouding & Office Management ben je primair verantwoordelijk voor het zelfstandig voeren en beheren van de financiële administratie. Je zorgt ervoor dat de cijfers dagelijks actueel en betrouwbaar zijn.

Het unieke aan deze functie is de verantwoordelijkheid rondom continuïteit. Bij afwezigheid van de Manager Bedrijfsvoering fungeer jij als waarnemer voor essentiële financiële processen, zoals het klaarzetten en uitvoeren van betalingen, inclusief salarissen, en het bewaken van de liquiditeit. Daarnaast zorg je als Office Manager voor een goed georganiseerde facilitaire organisatie en een prettige werksfeer op kantoor.

Je bent zorgvuldig, betrouwbaar en werkt graag zelfstandig. Je voelt je verantwoordelijk voor processen die ertoe doen en combineert nauwkeurigheid met een dienstverlenende houding richting collega’s.

• MBO+ of HBO werk‑en denkniveau met een gedegen opleiding in boekhouden, bijvoorbeeld PDB.
• Minimaal vijf jaar ervaring in een allround financiële administratieve functie met een hoge mate van zelfstandigheid.
• Uitstekende beheersing van Exact Online en scan‑en‑herken software zoals Blue
  10.
• Ervaring met het voorbereiden van salarisadministraties is een pré.
• Digitale vaardigheden, waaronder Excel, SaaS‑oplossingen en Google Workspace.
• Betrouwbaar en integer: je werkt met gevoelige financiële en persoonsgegevens
• Zelfstandig: je ziet werk liggen en lost problemen zelf op.
• Accuraat: je werkt foutloos, ook onder tijdsdruk.
• Dienstverlenend: je combineert cijfers met zorg en aandacht voor het team.

• Een betekenisvolle functie binnen een betrokken organisatie.
• Veel zelfstandigheid en vertrouwen in jouw rol.
• Een prettige en informele werksfeer.
• Een goed marktconform salaris, passend bij je ervaring.
• Flexibele werktijden (20–24 uur per week).

Wil jij met jouw kennis en nauwkeurigheid bijdragen aan het werk van Kinderfonds MAMAS en de MAMAS in Zuid-Afrika ondersteunen? Dan maken we graag kennis met je. Stuur je motivatie en cv naar (Use the "Apply for this Job" box below). . De sluitingstermijn voor deze vacature is 31 januari 2026.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.