Property Coordinator - Dorval

Property Coordinator - Dorval at Realterm

Realterm is a real estate operator whose employees have a track record of capitalizing on durable insights into the supply and demand of real assets through the global supply chain. Realterm seeks to build and invest in value-added business platforms that have a proprietary position in their markets, source investments with favorable supply/demand dynamics and bring intense focus to operating results.

Realterm offers several career fields such as Accounting, Asset Management, Capital Markets and Investor Relations, Construction, Finance, Investments, Leasing, and Property Management that make working here unique, challenging, stimulating, and rewarding. With offices in Amsterdam, Annapolis, Baltimore, Chicago, Frankfurt, Houston, Los Angeles, Montréal, New York, Singapore and Sydney, you are empowered to take your career where you want it to go.

A career at Realterm allows you thrive in a fast-paced workplace environ ment with tremendous scale. Enjoy working in a collaborative environ ment with supportive teammates where you will be challenged to grow and be at your best every day. We offer our employees a robust and competitive benefits package. If you are looking for a rewarding career in private equity commercial real estate, apply today.

Résumé

Fournir le support administratif aux gestionnaires immobiliers pour toutes les opérations visant à atteindre les objectifs financiers et opérationnels du portefeuille canadien en matière de biens immobiliers.

• Préparer, gérer et suivre les contrats de service, de projet, de construction et commandes
• Aider à préparer des demandes de propositions pour divers services nécessaires à la propriété
• Travailler avec les gestionnaires immobiliers sur les tâches administratives pour les améliorations locatives, les emménagements et les déménagements et les projets d'investissements
• Aider à l’enregistrement des inspections de propriétés
• Établir et maintenir des relations positives avec les locataires, les vendeurs et les entrepreneurs
• Aider à traiter les plaintes des locataires, coordonner avec les fournisseurs et à assurer le suivi de performance
• Effectuer la revue initiale et codification des factures des fournisseurs
• Préparer et suivre les factures de services à facturer aux locataires
• Effectuer le processus de transfert des services liés aux acquisitions/cessions des activités des locataires
• Soutenir le département dans la recherche et le suivi des comptes créditeurs
• Aider à la préparation des rapports des propriétaires, des analyses des écarts et des budgets d'exploitation
• Configuration de nouveaux comptes avec des fournisseurs de services
• Veiller à ce que les fournisseurs et les locataires se conforment aux exigences en matière d'assurance
• Aider à la tenue et au suivi des certificats d'assurance
• Gérer la base de données d'informations sur les locataires et les fournisseurs ainsi que les demandes de stationnement
• Élaborer et tenir à jour des documents et informations utiles à la gestion de chaque propriété
• Maintenir l'organisation des dossiers du département, registres, dossiers de construction, y compris les contrats, les approbations, la vérification de certificats d'assurance, les soumissions pour la construction et déclarations de contrats
• Maintenir et diriger les efforts administratifs de yardi elevate, y compris, mais sans s'y limiter, la saisie et le suivi des avis de service entrés dans le système de bon de travail
• Tenir à jour les coordonnées des bâtiments et les listes de personnes-ressource en cas d'urgence pour chaque propriété
• Aider à la préparation des plans d'intervention d'urgence, le cas échéant, au sein du portefeuille canadien
• Assurer le suivi de l'état des inspections et des certifications des équipements et collaborer avec les gestionnaires immobiliers pour qu'elles soient menées à terme
• Assister les gestionnaires immobiliers dans le processus de transition pour l’acquisition et la cession de biens immobiliers
• Aider la direction de la Gestion immobilière en matière de soutien administratif et la mise en œuvre d'initiatives à l'échelle du département, y compris, mais sans s'y limiter,…