Position: Coordinnateur(trice) des Installations et des Opérations - Facilities & Office Operations Coordinator
Location: MontrealDescription
Coordinnateur(trice) des Installations et des Opérations de Bureau
Le Coordinnateur des installations et des opérations de bureau veille au bon fonctionnement quotidien de notre milieu de travail, en assurant un environnement sécuritaire, efficace et bien organisé. Le rôle supervise l’entretien des installations, la coordination des fournisseurs, le soutien au service Qualité, le contrôle d’accès, la logistique du bureau ainsi que le soutien sur place aux employés et à la direction.
Il s’agit d’un poste pratique et orienté vers le service, contribuant directement au maintien d’un environnement de travail bien géré, conforme et accueillant.
Ce poste est basé au bureau à Saint-Laurent avec des visites mensuelles sur un deuxième site situé à Ottawa.
Ce que vous ferez:
Coordination des installations
Superviser les opérations quotidiennes des installations, incluant l'entretien, le nettoyage, les réparations et l'entretien général. Effectuer le suivi de l’exécution du programme d’entretien préventif.Coordonner avec les entrepreneurs, les propriétaires et les fournisseurs pour les réparations, l’entretien planifié et la prestation de services. Assurer la conformité des contrats, suivre la performance des services et soutenir les initiatives de contrôle des coûts.Soutenir le traitement des factures et le suivi du budget lié aux installations.Répondre aux problèmes urgents du bâtiment et assurer le soutien lors d'urgences hors des heures normales au besoin.Gérer le contrôle d’accès, les cartes d’identification et l’accueil des visiteurs afin de maintenir un environnement de travail sécuritaire.Coordonner les événements de bureau, les réunions et les activités internes.Fournir un soutien à la direction, organiser les dîners, réapprovisionner les fournitures et gérer diverses demandes ponctuelles.Voyager mensuellement au bureau d'Ottawa pour superviser les opérations des installations à distance et coordonner avec les équipes locales.Soutien au service Qualité
Assister le Gestionnaire Qualité dans l’exécution du suivi, de la surveillance et des tâches administratives liées au Système de gestion de la qualité ISO 9001:2015, principalement :
Collecter et analyser les données qualité, surveiller les indicateurs de performance et préparer les rapports pour la revue de directiion
Soutenir les activités d’audit internes et externes, incluant la préparation, la coordination et le suivi des actions
Maintenir le contrôle de la documentation (dossiers qualité, procédures, instructions de travail et formulaires).
Assurer le suivi des plans d’actions correctives et préventives (CAPA) et garantir leur clôture en temps opportun.
Maintenir les calendriers de maintenance e et coordonner les activités de vérification des équipements,
Soutien Environnement, Santé et Sécurité
Participer aux réunions du Comité de santé et sécurité et coordonner la mise en œuvre des actions correctives.Effectuer des inspections de sécurité de routine et soutenir la conformité aux normes de sécurité réglementaires et internes.Assister dans les activités de préparation aux urgences, incluant les exercices d'évacuation et le maintien de la documentation SSE.Collaborer avec les RH pour gérer la formation SIMDUT, les Fiches de Données de Sécurité et coordonner les évaluations ergonomiques.Ce dont vous aurez besoin
Études postsecondaires ou équivalent.Approche collaborative, pratique et axée sur le service à la clientèle.2 à 3 ans d'expérience en coordination des installations, gestion de bureau, opérations de bâtiment ou domaine connexe.Expérience dans le soutien aux activités de santé et sécurité ou d’assurance qualité est un atout.Connaissance des systèmes de bâtiment (CVCA, sécurité incendie, contrôle d'accès) ou volonté d'apprendre rapidement (atout)Compréhension des principes de gestion de la qualité et des pratiques de contrôle de la documentation (atout).Maîtrise de Microsoft Office; expérience avec les systèmes de gestion des installations ou logiciels de gestion de la qualité constitue un atout.Excellentes habiletés de communication en français et en anglais (bilinguisme requis).Sens du détail et intérêt pour l’amélioration continue.Vol…
