Adjoint Administratif - Dorval

Location: Dorval

Vous êtes actuellement à la recherche d'une nouvelle opportunité à Dorval comme Adjoint Administratif?

En partenariat des autres parties prenantes avec lesquelles l’entreprise transige, l’adjoint administratif assure le support administratif à l’équipe des dirigeants de l’Entreprise, et voit au bon fonctionnement de l’ensemble des bureaux.

Avantages
-Travail à l'aéroport Pierre Eliot Trudeau
-Semaine de travail de 40 heures
-Poste hybride (rotation)
-Salaire compétitif (flexible selon l'expérience)
-Assurance collective
-Régime de retraite
-Stationnement gratuit
-3 semaines de vacances
-Formation fournie

Responsabilités
Voir au bon déroulement des activités administratives des bureaux de l’entreprise ;

• S’occuper de différentes choses, telles que : des licences-radios, des renouvellements de baux, de la gestion des espaces de stationnements, des casiers postaux, des contrats de location d’équipements de bureau, de l’administration des cartes-visiteurs
-zone réglementée, des services de messageries et d’envois de colis, (Fedex, Purolator, etc.) et de l’administration des
douanes si applicables ;

• Rédiger, réviser, traduire de la correspondance, des présentations, des brochures, tableaux, des rapports et d'autres documents connexes, pour les différents services;

• Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne avec les autres services et ou partenaires d’affaires de l’entreprise;

• Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers incluant les archives, pour différents secteurs d’activités;

• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques généraux;

• Organiser les voyages d’affaires et faire les réservations nécessaires pour ceux concernés.

Aide à la Comptabilité

• Prise en charge du processus des rapports de dépenses;

• Vérifier les feuilles de temps vs le logiciel et préparer un rapport pour le service de la paie;

• Compléter quelques fichiers comptables en fonction des documents reçus (factures, feuille de temps, paiements, etc.);

• Préparer des paiements (virements, chèques, etc.);

• Préparer et assurer l’envoi de la facturation et réceptionner les paiements;

• Autres tâches non récurrentes ou en remplacement d’employés en vacances.

Ressources Humaines

• Supporter les activités administratives des ressources humaines;

• Préparer les documents d’embauche des nouveaux employés;

• Mettre à jour les organigrammes;

• Préparer les bulletins d’anniversaires;

• Tenir à jour les dossiers des employés et les différentes bases de données y étant reliées;

• Faire le classement;

• Produire différents documents, listes, rapports à l’aide de Word, Excel ou Powerpoint;

• Voir à la logistique et à l’organisation d’événements spéciaux.

Achats

• Effectuer les achats nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, pièces, matériel électrique et électronique, fournitures de bureau, ameublement, buffet, café et autres consommables, vêtements de travail, articles promotionnels ;

• Émettre les bons de commandes nécessaires lorsque requis et en faire les suivis.

Autres

• Se conformer aux différentes règles et procédures établies, (santé et sécurité, 5S, etc.) ;

• S’impliquer activement à l’amélioration continue des différents processus dans lesquels, il est impliqué ;

• Exécuter toutes autres tâches et responsabilités pouvant être demandées par son supérieur immédiat.

Qualifications

• Diplôme en secrétariat ;

• Expérience minimale de 5 ans dans un poste similaire ;

• Aptitudes pour la tenue de livres / comptabilité, un plus ;

• Parfaitement bilingue ;

• Aisance avec la rédaction ;

• Grandes habiletés avec la traduction (français/anglais) ;

• Minutie, souci des détails ;

• Respect des échéanciers ;

• Jugement et débrouillardise ;

• Bonnes connaissances de l’informatique suite MS-Office ;

• Rigoureux et méthodique ;

• Habiletés à travailler sur différents dossiers à la fois ;

• Excellentes habiletés de communications, courtoisie et diplomatie ;

• Attitude positive.

Sommaire
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