Adjoint; e exécutif; ve Achats​/Procurement Executive Assistant

Position: Adjoint(e) exécutif(ve) Achats / Procurement Executive Assistant
Location: Mirabel

Privacy Information Notice: .
** Vous avez une expérience en soutien administratif
**** Le programme d'avions commerciaux A220 recherche son
** Adjoint(e) Exécutif(ve)** (h/f) pour rejoindre notre équipe Achats basée à Mirabel (Québec, Canada).
****** Avantages financiers:
** Salaire attractif, bonus annuel, régime d’assurances collectives, régime de retraite et régime d’achat d’actions.**
* ** Gérer les courriels du directeur des achats afin d'assurer une réponse rapide aux demandes des parties prenantes internes ainsi que des fournisseurs externes ; proposer des réponses et/ou répondre de manière autonome le cas échéant**
* ** Assurer le suivi des actions confiées à son équipe directe**
* ** Organiser son agenda en faisant les changements nécessaires en fonction des priorités quotidiennes**
* ** Répondre aux demandes d'information, planifier les réunions, préparer la documentation nécessaire et assurer les actions de suivi qui s'ensuivent**
* ** Maintenir le calendrier de gouvernance de son équipe et s'assurer que toutes les échéances liées aux gouvernances des groupes sont respectées**
* ** Maintenir et gérer un suivi budgétaire efficace pour son équipe et valider les notes de frais**
* ** Préparer les formulaires PR et la demande de PO pour le département et les sous-traitants**
* ** Assurer le suivi avec les comptes fournisseurs pour les paiements dus**
* ** Participer à la création de mémos, corriger et traduire divers documents**
* ** Préparer les itinéraires de voyage et faire les réservations nécessaires**
* ** Maintenir des contacts avec divers rapports directs, ainsi qu'avec les membres de la haute direction d'Airbus Canada et d'Airbus Europe**
* ** Faire les comptes de dépenses en utilisant les outils appropriés (y compris la coordination du remboursement des dépenses avec nos fournisseurs de services**
* ** Créer toutes les demandes informatiques et d’accès pour les nouvelles embauches; accès, badges, matériel TI, etc.**
* ** Gérer et organiser les sessions d’intégration des nouvelles embauches**
* ** Gérer et commander les fournitures de bureau**
* ** Offrir soutien administratif à l’équipe de direction, notamment ; organisation de réunion, commande de service traiteurs, réservation de salles, etc.**
* ** Offrir soutien administratif et sur site aux visites de fournisseurs externes**
* ** Effectuer toutes autres tâches pertinentes liées à sa fonction.**
* ** Vous possédez un minimum de 5 ans d'expérience pertinente directement liée au soutien administratif**
* ** Vous avez une solide connaissance des outils bureautiques (Google Suite, SAP) ;**
* ** Vous avez d'excellentes capacités de communication en français et en anglais (écrit et parlé)**
* ** Vous démontrez une capacité à planifier, à organiser et à établir des priorités, à prendre des initiatives, à exercer un bon jugement, à anticiper les besoins et les exigences ainsi qu'à travailler sous des contraintes de temps/de pression**
* ** Vous faites preuve de discrétion, vous savez travailler en équipe, vous êtes orienté(e) vers le client, vous appréciez le souci du détail et vous avez la capacité de travailler au sein d'une équipe polyvalente et multiculturelle.**
* ** Monitor A220 Chief Procurement Officer's emails to ensure prompt response to requests to both internal stakeholders as well as external clients; propose answers and/or answer autonomously when appropriate**
* ** Ensure follow-up of actions assigned to his direct team**
* ** Organize his agenda by making the necessary changes according to daily priorities;**
* ** Create and maintain a strong link with the Executive Assistant Network in Airbus Canada, Airbus America and Airbus Europe for efficient ways of working**
* ** Respond to requests for information, schedules meetings, prepare the necessary documentation and ensure follow-up actions that follow**
* ** Maintain the governance calendar of his team and ensure all deadlines related to the governance of the groups are adhered to**
* ** Maintain and manage effective Budget tracking for his team and validate Expense Reports**
* ** Prepare PR form and request for PO for the department and Temporary resources**
* ** Ensure Follow up with accounts…