Technicienne, technicien en administration - T2526-55

Location: Montreal

VOTRE GROUPE DE TRAVAIL

Service des études

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la direction de la supérieure ou du supérieur immédiat, le titulaire du poste exerce ses fonctions au Service des études. Il effectue diverses tâches reliées à l'élaboration, à la mise en application et au contrôle de normes et de procédures administratives. Effectue divers travaux à caractère administratif en vue d'assurer la réalisation de projets ou le bon fonctionnement des opérations de son secteur.

Prépare les dossiers des étudiantes et étudiants.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Vérifie les dossiers des étudiantes, étudiants acheminés à l’équipe et fait les démarches nécessaires afin qu’ils soient complets

Procède à l’analyse des dossiers étudiants au moyen des grilles mises à sa disposition; émet des recommandations et assure le suivi auprès des personnes concernées

Prépare, modifie et maintient à jour les formulaires informatisés de chaque étudiant ou étudiante sous sa responsabilité. Assure le suivi de la circulation des documents

Reçoit les communications des étudiantes, étudiants qui désirent de l’information et la transmet; effectue des recherches relatives à son champ d'activités. Résout les problèmes qui lui sont soumis et réfère à sa supérieure ou à son supérieur les cas qui dépassent son niveau de responsabilité

Répond aux demandes d’information provenant du personnel interne en regard de différents dossiers, dont celles relatives aux cheminements des étudiantes, étudiants pour un programme de grade par composantes

Analyse et fait le suivi des dossiers, répond à la personne étudiante conformément à la règlementation en vigueur, quant aux demandes d'autorisation de cheminement visant l'octroi de grades par composantes

Vérifie et analyse les dossiers des étudiantes, étudiants, ayant complétés leur programme ou leur cheminement de grade par composantes, afin de s’assurer que tout est conforme à l’obtention de leur diplôme

Participe au développement et à l'implantation de procédures administratives afin d'améliorer l'efficacité des activités de son secteur

Tient à jour la banque des équivalences sur le système informatique. Collige, codifie et analyse des données et des statistiques reliées à son secteur d’activités. Rédige des rapports

Utilise un système informatisé de traitement de l'information avec les logiciels pertinents à son domaine d'activités

Informe sa supérieure ou son supérieur immédiat des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités administratives; identifie les causes et émet des recommandations

Peut diriger du personnel de soutien, collaborer à son entraînement, répartir le travail et en vérifier l'exécution

Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur la catégorie.

EXIGENCES

Diplôme d’études collégiales, en technique administrative ou scolarité équivalente

2 ans d'expérience pertinente

AUTRES

Bonne maitrise du français écrit (60 %)

Connaissance des systèmes informatisés pour fins de gestion

Facilité d’apprentissage de logiciels maison

MODE DE TRAVAIL

Possibilité de télétravail à 100 % sauf besoins occasionnels

TYPE DE POSTE

Surcroît de 1 an

MILIEU INCLUSIF

L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et l’équité en matière d’emploi et valorise la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté. De ce fait, elle invite toutes les personnes qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap.

Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler.

L'Université TÉLUQ souscrit avec conviction aux principes d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI). Elle reconnaît l'importance de l'EDI dans la poursuite de l'excellence en enseignement et en recherche. Ainsi, l'Université TÉLUQ entend non seulement contribuer à une meilleure représentativité de la collectivité canadienne au sein des milieux de recherche canadiens, mais également à promouvoir l'excellence en recherche, et ce, de façon durable.

Dans cette optique, l'Université TÉLUQ s'engage à devenir, par ses actions, un chef de file en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.

Enfin, sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.

Si vous rencontrez des difficultés avec le dépôt de votre candidature, contactez