Adjoint; e de direction

Appartenir à Air Canada, c’est appartenir à un symbole canadien, Air Canada récemment élue meilleur transporteur aérien en Amérique du Nord. Faites décoller votre carrière en vous joignant à notre équipe novatrice et diversifiée à l’avant-garde du transport aérien de passagers.

Fournir du soutien administratif et opérationnel de haut niveau au vice-président, à l’auditeur général et à la direction Audit et Services-conseils de l’entreprise. Ce poste exige de solides compétences organisationnelles, une grande attention aux détails et la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique. Au-delà des tâches traditionnelles d’adjoint de direction, ce poste appuie activement les missions d’audit et les opérations d’audit interne.

Les activités principales comprennent la planification et la coordination du travail sur le terrain, la préparation et la tenue des comptes rendus de réunion, la coordination des demandes de preuves et la production de rapports afin de faciliter la mise en œuvre du plan d’audit. La personne idéale pour ce poste est collaborative, professionnelle, proactive et très efficace. La confidentialité et le bon sens sont essentiels.

Nous sommes à la recherche d’une personne très motivée pour occuper le poste à Montréal (YUL), Toronto (YYZ) ou Winnipeg (YWG).

• Gérer de façon proactive les calendriers et horaires, prioriser les tâches et courriels.
• Organiser des réunions et des événements, préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et les mesures à prendre, assurer le suivi des étapes suivantes.
• Coordonner les dispositions de voyage et les notes de frais.
• Suivre les dépenses et les factures du service pour le suivi budgétaire.

• Coordonner la logistique des missions : planifier le calendrier et les entretiens sur le terrain, rassembler les dossiers d’information et tenir à jour les listes de coordonnées des parties prenantes.
• Prendre en charge les documents de travail et le suivi des preuves dans l’outil de gestion des audits de la direction (Audit Board), veiller à ce que les dossiers soient organisés et à jour pendant la planification, le travail sur le terrain et l’établissement des rapports.
• Générer les rapports sur les problèmes et les plans d’action ainsi que les rapports de suivi du temps dans Audit Board pour soutenir l’équipe et les mises à jour trimestrielles.
• Consigner les procès-verbaux et les décisions des réunions, tenir à jour les registres des mesures prises et assurer le suivi auprès des responsables des plans afin de confirmer l’état d’avancement et les échéances révisées.
• Participer à l’achèvement des procédures, des tests et de la documentation d’audit, selon les besoins.

• Coordonner les besoins du bureau avec les installations de l’entreprise, gérer le matériel et les fournitures.
• Coordonner les activités d’orientation et d’intégration des nouveaux employés.
• Coordonner les relations avec les tiers ou les consultants qui soutiennent l’équipe de l’Audit et des Services-conseils, en assurant la liaison avec les parties prenantes internes si nécessaire.
• Coordonner les activités avec les associations commerciales et industrielles, selon les demandes.

• Gérer les accès logiques et les autorisations pour Audit Board et SharePoint conformément aux pratiques de la direction.
• Préparer et mettre en forme les documents et présentations du service afin d’en garantir la cohérence et la qualité; apporter de l’aide à la préparation des rapports destinés au conseil d’administration, sur demande.
• Administrer le sondage sur la qualité après participation et compiler les résultats liés au programme d’assurance qualité et d’amélioration de la direction; aider à analyser les commentaires pour une amélioration continue.
• Tenir à jour les modèles, les outils de suivi et les tableaux de bord utilisés par l’équipe pour contrôler la répartition du temps, les problèmes et les plans d’action.

• Diplôme d’études secondaires au minimum, diplôme ou un certificat postsecondaire, un atout.
• Cinq années…