Assistant; e aux Opérations​/Operations Support Assistant

Position: Assistant(e) Support aux Opérations / Operations Support Assistant
Location: Montreal

This job is with JLL, an inclusive employer and a member of my Gwork – the largest global platform for the LGBTQ+ business community. Please do not contact the recruiter directly.

JLL empowers you to shape a brighter way .

Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people  and empowering them to  thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.  Whether you've got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you're looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

L'équipe Évaluation et Gestion des risques de chez JLL rassemble un réseau mondial de plus de 1 700 professionnels présents dans 44 pays, offrant une expertise complète sur l'ensemble du spectre immobilier commercial. Notre plateforme évalue annuellement plus de 3,5 billions USD d'actifs à l'échelle internationale. Nous sommes convaincus qu'une équipe diverse et inclusive constitue la clé de notre capacité à offrir des perspectives uniques et innovantes.
Présente dans quatre provinces clés (Colombie-Britannique, Ontario, Québec et Alberta), notre équipe canadienne constitue une plateforme nationale d'évaluation de référence. Nous servons les plus grands fonds de pension, FPI, gestionnaires d'actifs et institutions financières du pays. Notre expertise couvre les quatre secteurs immobiliers fondamentaux - commerce de détail, bureaux, industriel et résidentiel - tout en développant une spécialisation pointue dans les actifs alternatifs et le conseil fiscal.
Nous recherchons actuellement un(e) Assistant(e) Support aux Opérations des risques qui relèvera directement de la direction de Montréal - mais avec l'opportunité d'interagir et de travailler avec des professionnels à travers le pays. Le(la) candidat(e) retenu(e) aura l'expérience et les connaissances pour contribuer à tous les aspects des missions d'évaluation, et la capacité d'interagir avec les clients au besoin.
CE QUE VOUS FEREZ
Rédaction et révision des lettres de mandat et rapports

Envoi de documentation pour signature client via Adobe Sign

Maintien et chargement d'informations dans la Base de données/Suivi de dossiers

Gestion et organisation des contrats et documentation dans le système de classement d'équipe

Travail étroit avec l'autre soutien administratif et le(la) gestionnaire des Opérations pour assurer l'exactitude des processus d'Évaluation

Création d'une Configuration de projet, incluant la communication avec l'équipe de finances concernant les factures et paiements. Ceci inclura l'organisation des affaires urgentes

Gestion des dépenses liées aux projets et feuilles de temps, incluant la soumission dans le système Peoplesoft

Gestion des dates d'échéance des dossiers et rappels en cascade aux évaluateurs

Communication avec les clients incluant les soumissions de factures, suivis des comptes recevables et autres questions liées aux projets

Coordination avec les évaluateurs pour assurer le traitement rapide des remboursements de dépenses

Assistance avec la traduction de documents/communications vers le français

Toute autre tche et responsabilité raisonnable qui pourrait être assignée

CE QUE NOUS RECHERCHONS
2+ années d'expérience comme Assistant(e) Administratif(ve) ou expérience similaire

L'expérience immobilière est un atout

Éducation post-secondaire

Compétence démontrée avec tous les logiciels applicables incluant mais non limité à : MS Windows; MS Office, incluant Teams, MS Word, Excel, Outlook, et PowerPoint;
Adobe Standard

CE QUE VOUS APPORTEZ
Excellentes compétences de communication verbale, écrite et interpersonnelle

Excellentes compétences de gestion du temps et d'organisation

Capacité de s'adapter et prioriser, respectant les échéanciers, dans un environnement au rythme rapide

Opérer avec un sentiment d'urgence, répondant rapidement aux Parties prenantes

Orienté(e) vers les détails avec de fortes compétences analytiques

Capacité de bien travailler de manière indépendante avec une capacité de…