Coordinateur des Opérations

Résumé - nature du poste
Le coordinateur (la coordinatrice) des opérations complète les procédés d’administration de l’emplacement (des emplacements) qui soutient (soutiennent) l’efficacité opérationnelle, la productivité, la satisfaction des clients et la profitabilité. Le coordinateur (la coordinatrice) des opérations fournit aux clients internes et externes un service et des communications de niveau supérieur. Il /elle assiste le directeur financier de l’emplacement en lui procurant conseils et renseignements qui contribuent à la performance et à la profitabilité de l’emplacement.
Principales responsabilités:
Opérations financières
Surveillance des procédures concernant les comptes débiteurs et maintien des liens de communication avec les personnes-ressources locales pour la perception des comptes, en soutien au service de perception centralisé.
Surveillance de la facturation hebdomadaire et mensuelle de la location à long terme, de celle de l’entretien contractuel et de la facturation spéciale, et prendre l’initiative en temps opportun de régler tout problème rencontré. Établir et contrôler tous les procédés applicables pour soutenir le service à la clientèle et la profitabilité de l’emplacement.
Opérations de la flotte
Exécuter les activités de flotte telles que l’immatriculation, les permis, les entrées et sorties de véhicules de service, et la recherche et le traitement des contraventions
Suivre et coordonner les services attribués aux biens externes, tels que fichiers-enveloppes pour unités, feuilles de lavages, remplissage de carburant et autres services obtenus de fournisseurs externes sans rapport à l’entretien
Agir de concert avec le service aux flottes (Fleet Services) et établir une relation de collaboration des fonctions locales/centralisées pour soutenir les activités d’immatriculation, d’obtention de permis, de traitement des contraventions et autres activités concernant la flotte
Analyse des procédés
Faire des analyses et révisions de procédés dans des domaines tels la facturation, les rapports 1211, les notes de crédit, les contraventions, les comptes débiteurs l’immatriculation et autres. Enquêter et recommander des solutions et/ou des pistes de solutions concernant les sujets posant un risque pour les opérations génératrices de profitabilité.
Utiliser des systèmes ou des rapports tels que Qlikview ou AS400 pour comprendre la dynamique de résolution des problèmes et d’amélioration des procédés.
Autres responsabilités
Maintien des dossiers du personnel de district, des rapports JJ Keller, procéder à la paie hebdomadaire et faire le traitement des documents d’embauche des nouveaux/nouvelles employés/ées.
Projets et tâches assignés par le directeur financier de l’emplacement et le directeur financier de district
Qualifications
Diplôme d’études collégiales ou équivalent requis, le diplôme étant un atout
Aptitudes interpersonnelles et facilité à établir des relations, ainsi qu’à collaborer avec les coéquipiers de l’emplacement.
Compétences en communications verbales et écrites
Deux années et plus d’expérience requises dans les domaines du service à la clientèle et de l’administration financière
Capable d’apprendre souplement et rapidement, la personne aime les projets collectifs et la formation continue
Compétences informatiques de pointe requises, entre autres avec Microsoft Word, Excel, Outlook et Power Point
L’assiduité et la ponctualité prévisibles sont essentielles à ce poste
Le/la candidat/e accepte de se déplacer à l'intérieur du district (cour des clients, secteur géographique immédiat et emplacements de formation), de travailler selon l'horaire et à l'emplacement requis, de compléter le formulaire de demande d'emploi de Penske et de se soumettre à une vérification des références (incluant emplois antérieurs et formation académique).
Exigences physiques :
-Les exigences physiques et mentales décrites dans ce document sont requises pour qu'un(e) employé(e) puisse réussir dans l'accomplissement des fonctions essentielles liées à ce poste. Des accommodations raisonnables peuvent être faites pour permettre aux personnes affectées par des incapacités d'effectuer les fonctions essentielles.
-L’empl…