Technicien; ne juridique - Gouvernance

Position: Technicien(ne) juridique - Gouvernance
Location: Montreal

Introduction  Deuxième plus important réseau de transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal, exo exploite les services de train, d’autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud de Montréal.
Chez exo vous retrouverez une organisation à dimension humaine, tournée vers l’avenir et l’innovation, au service des communautés. Un milieu de travail où, selon la nature de l’emploi, la flexibilité des horaires et le télétravail en mode hybride sont favorisés, facilitant la conciliation travail-vie personnelle.
Travailler chez exo c’est aussi bénéficier d’une foule d’avantages, tels que :
carte Opus gratuite, assurances collectives, régime de retraite, vacances généreuses, congés fériés, congés maladie et personnels, programme d’aide aux employés, service gratuit de télémédecine pour vous et votre famille et un club social des plus dynamiques. Faites le saut chez exo!
Relevant de la Secrétaire générale et directrice Gouvernance, affaires commerciales et conformité, vous assumez différentes responsabilités en lien avec les activités du secrétariat général et de la gouvernance de l’organisation. Vous contribuez de façon importante à la haute qualité des services offerts par l’équipe du secrétariat général et de la gouvernance aux membres du conseil d’administration, aux dirigeants et employés d’exo.

Responsabilités principales   Secrétariat général :

En collaboration avec l’équipe du secrétariat général, coordonner, planifier, organiser, et convoquer les réunions du conseil d’administration et de ses comités (les « Instances »);

Responsable de l’application du processus de gestion des Instances et de sa mise à jour ;

Responsable de recevoir et d’organiser la documentation relative aux Instances et de préparer la documentation administrative (projet d’ordre du jour, avis de convocation, etc.);

Responsable de l'organisation des séances des Instances et des réunions préparatoires (incluant la planification annuelle) et de la logistique entourant la tenue d’une Instance;

Participer à la préparation, à la rédaction et à la révision de la documentation pour le conseil d’administration et ses comités (les « Instances ») ;

Effectuer les démarches nécessaires en vue de répondre aux questions préliminaires des administrateurs concernant les documents déposés en vue des séances du conseil d’administration ;

Responsable de la tenue du registre des procès-verbaux et du suivi des décisions prises par les Instances ;

Agir à titre de personne-ressource auprès des directions exécutives dans le cadre de la gestion des dossiers devant être soumis aux Instances ;

Responsable de l’expédition des communiqués, des courriels, des rappels et de la correspondance aux administrateurs ;

Responsable de la gestion et de la mise en œuvre des outils de gestion logistique des Instances;

Effectuer les suivis et les rappels auprès des directions exécutives dans le cadre de la gestion des dossiers devant être soumis aux Instances ;

Responsable de la gestion de la plateforme de partage de fichiers sécurisés Diligent et de la mise en ligne des documents pour les différentes séances des Instances et de la mise à jour des bibliothèques électroniques de la plateforme ;

Assurer les suivis découlant des procès-verbaux des Instances ;

Gérer le processus de rémunération des administrateurs (compilation des présences, complétion des divers tableaux, préparation des lettres de rémunération) ;

Prendre connaissance des courriels dans la boîte de secrétariat général et les traiter (classer, répondre).

Gouvernance :
Participer activement à la mise en place d’un programme d’accueil, d’intégration et de formation des administrateurs ;

Participer activement au processus de désignation et de formation des administrateurs ;

Assurer la révision et la rédaction de projets de documents normatifs (codes d’éthique, chartes, règlements, politiques et directives) et assurer leurs mises à jour régulières ;

Analyser, de façon préliminaire, les questions en lien avec l’application du Règlement de délégation d’autorité ;

Appuyer l’équipe dans le processus de sous-délégation d’autorité ;

Procéder aux analyses comparatives nécessaires lors de demandes de changements…