Administrative Mitarbeiter

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An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation. Wir suchen eine
* n

Besetzung ab: 01.05.2026 | Stundenausmaß: 40,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIb

Befristung bis:
Zwei-Jahres-Vertrag mit der Möglichkeit einer Verlängerung

Stellen

Das Vienna Centre for Advanced Studies (ViCAS) stärkt das internationale Forschungsprofil der Universität Wien, indem es den globalen und interdisziplinären wissenschaftlichen Austausch fördert. Im Zentrum dieser Mission stehen die Incoming-Fellowship-Programme für Nachwuchswissenschaftler
* innen sowie international renommierte Forschende in ihren jeweiligen Fachgebieten.

ViCAS ist ein neues interdisziplinäres Centre for Advanced Studies an der Universität Wien. Das Zentrum wird im Oktober 2026 seine ersten Fellows begrüßen. Als ViCAS-Administrator
* in arbeiten Sie eng mit der akademischen Koordinatorin und dem ViCAS-Führungsteam zusammen, um den täglichen Betrieb des Zentrums sowie die Gesamtleitung des ViCAS-Programms zu unterstützen. Die Position erfordert die selbstständige Koordination komplexer Abläufe im akademischen Bereich, die Vorbereitung und Überwachung programmbezogener Arbeitsabläufe sowie die enge Zusammenarbeit mit Wissenschaftler
* innen. Darüber hinaus sind Sie Ansprechpartner
* in für die ViCAS-Fellows bei organisatorischen und praktischen Fragen rund um ihren Aufenthalt in Wien, einschließlich der Koordination mit internen Dienststellen und externen Anbietern. Der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt auf der administrativen Unterstützung, der selbstständigen Koordination der Logistik und der effektiven Umsetzung der Programmaktivitäten. Mit Ihrer analytischen, organisatorischen und kommunikativen Kompetenz sowie Ihrer proaktiven und lösungsorientierten Herangehensweise tragen Sie dazu bei, ViCAS zu einer produktiven und unvergesslichen Erfahrung für seine Fellows zu machen und zu einem inspirierenden Treffpunkt für Fellows und Forschende an der Universität Wien zu werden.

• Täglicher Betrieb des Zentrums, Sicherstellung eines reibungslosen Verwaltungsablaufs.
• Tägliche administrative Unterstützung der akademischen Koordinatorin.
• Terminplanung, Korrespondenz, Dokumentation und Archivierung.
• Pflege der Programmdatenbanken und
  -dateien.
• Verwaltung der Fellow Calls und Vorbereitung der Bewerbungsunterlagen für die Auswahlkomitees.
• Vorbereitung von Dokumenten und Mitteilungen für das Führungsteam.
• Onboarding-, Orientierungs- und Offboarding-Prozesse für Fellows.
• Unterstützung der Fellows bei alltäglichen Fragen und administrativen Belangen während ihres gesamten Aufenthalts.
• Koordination von Veranstaltungen und Aktivitäten:
  Planung, Organisation und Durchführung von Programmveranstaltungen, Workshops und Meetings. einschließlich aller logistischen Vorkehrungen wie Raumreservierungen und
  -einrichtung, Catering, Materialien, technischer Support und Koordination mit internen und externen Partnern, die an Veranstaltungen beteiligt sind.
• Die Tätigkeit erfordert i.d.R. die persönliche Anwesenheit am Dienstort.

Fachliche Qualifikationen

• Matura, Bachelorabschluss von Vorteil.
• Expertise und mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion, einschließlich Budget- und Personalagenden.
• Erfahrung in der praktischen Organisation von Veranstaltungen, Workshops und Meetings.
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Fundierte IT-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit Standard-Office- und Projektmanagement-Software (z.B. MS Office, Datenbanken, Verwaltungssysteme).

Persönliche Kompetenzen

• Ausgeprägte organisatorische und analytische Fähigkeiten sowie eine strukturierte,…