Executive Assistant & Personal Concierge

Location: Centro Tular Primera Sección

Este NO es un puesto administrativo tradicional.
Buscamos una persona altamente organizada, confiable y resolutiva, con inglés avanzado, para apoyar directamente al CEO en la operación personal y logística privada, incluyendo apoyo en la administración de la oficina, coordinación con proveedores, manejo de pagos familiares, trámites y resolución de imprevistos.
El rol requiere criterio, discreción, autonomía y comunicación constante, con capacidad para ejecutar sin supervisión continua.
Responsabilidades
Oficina y administración
Apoyar en la administración general de la oficina junto con la Jefa de Oficina.
Ser el filtro del CEO: recibir, priorizar y canalizar para su seguimiento oportuno
Recordatorios oportunos de compromisos, reuniones, fechas clave y pendientes — de forma prudente y en el momento adecuado.
Dar seguimiento a acuerdos y pendientes con equipos internos, asegurando que se cumplan sin necesidad de intervención del CEO.
Preparar materiales, resúmenes o minutas previo a reuniones, y dar seguimiento a los acuerdos derivados.
Redactar y enviar comunicaciones en español e inglés en nombre del CEO.
Coordinación con proveedores de la oficina cuando se requiera.
Organización y control de documentos físicos y digitales de la dirección.
Personal y Lifestyle
Llevar la relación de pagos y cajas: registro, conciliación y seguimiento de gastos personales y familiares.
Gestión de líneas telefónicas familiares: planes, renovaciones, trámites con operadores y resolución de incidencias.
Control de pagos familiares y servicios contratados.
Recordatorios oportunos de citas personales, fechas importantes, compromisos sociales y familiares.
Coordinación de choferes, traslados y logística de transporte personal.
Apoyo y gestión en planeación de viajes: pagos a tarjetas, manejo de divisas, coordinación con agencia de viajes, cambios de ruta, itinerarios y logística completa.
Resolución de imprevistos y cambios de último minuto.
Reservaciones de restaurantes, actividades culturales, deportivas o de entretenimiento.
Compras, trámites y diligencias personales.
Trámites de documentos oficiales: pasaportes, visas, seguros y similares.
Coordinar experiencias y servicios de concierge.
Perfil buscado
Experiencia previa con ejecutivos, dirección o entornos de alta confianza
Alto nivel de organización y seguimiento
Criterio para manejar temas sensibles y confidenciales
Flexibilidad de horario
Enfoque práctico, resolutivo y de ownership
Requisitos indispensables
Disponibilidad presencial en Monterrey / San Pedro Garza Garcia
Experiencia en coordinación, administración o manejo de proveedores
Manejo fluido de herramientas digitales (calendarios, correo, Whats App, Notion u otros)
Este puesto NO es para ti si
Buscas un horario rígido
Prefieres tareas rutinarias sin responsabilidad
Te incomoda manejar temas personales, pagos o información sensible