Managementondersteuner DGB

Position: Managementondersteuner DGB(487300)
Vacature kenmerken

De verwachte ervaring van sollicitanten, evenals extra vaardigheden en kwalificaties die nodig zijn voor deze baan, worden hieronder opgesomd.

Standplaats Den Haag
Contractduur 2 jaar
Uren per week 38 - 38
Maandsalaris €3,507.00 - €4,709.00
Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 08 - Burgerschaal IBBAD 08
Niveau MBO 4
Vakgebied Administratief / secretarieel
Vacaturenummer 72223
Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
Functiegroep Burger

Functieomschrijving

De omgeving waarin de medewerkers van kabinet zich bewegen vereist correct en representatief optreden bij alle contacten, waarbij de belangen van de Directeur-Generaal Beleid (DGB), in brede zin dienen te worden gewaarborgd.

De medewerkers van het kabinet dienen te allen tijde te anticiperen op veranderingen die van invloed (kunnen) zijn op de verantwoordelijkheden en werkzaamheden van de DGB. Bij het ondersteunen van de DGB geldt een kleinere foutmarge dan in vele andere functies.

Als managementondersteuner van de DGB voer je secretariele, organisatorische en administratief ondersteunende werkzaamheden uit. Deze werkzaamheden bestaan onder andere, maar niet uitputtend, uit:

- het voeren van secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten;
- het voeren van agendabeheer in overleg met (adviseur) DGB;
- het zorgdragen voor afhandeling van verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
- het coördineren vancomplexe informatiestromen;
- het fungeren als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving;
- het bewaken van de voortgang en afhandeling van stukken;
- het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
- het zorg dragen voor verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken;
- het verzorgen van correspondentie op basis van globale aanwijzingen;
- het zorgen voor organisatorische ondersteuning van algemene aard;
- het ontvangst en te woord staan bezoekers.

Functie-eisen

Werk- en denkniveau:

MBO

Benodigde kennis en vaardigheden:

- kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
- algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en
-processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;
- inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen;
- vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties);
- vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie;
- vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van (complexe) informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.

Competenties / gedragskenmerken:

- Klantgericht
- Plannen en organiseren
- Organisatiegericht
- Samenwerken
- Integer
- Leervermogen

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 08 - Burgerschaal IBBAD 08
Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.
Maandsalaris €3,507.00 - €4,709.00
Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
Contractduur 2 jaar
Minimaal aantal uren per week 38
Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst.

Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse…