Auxiliar Administrativa Soporte mes, con prórroga

FAMASE – Facility Management & Services Grupo FM&S– es una empresa de Facility Management dedicada a la gestión de servicios generales y al mantenimiento integral de edificios y/o oficinas.

Unificamos los servicios de modo que solo tendrá un único interlocutor – Implant externo & interno – agilizando, optimizando costes y consiguiendo resultados fruto de la implantación de sistemas de calidad homólogos a sus actividades.

Utilizamos nuestros 25 años de experiencia profesional en el sector para gestionar y garantizar que las instalaciones de nuestros clientes funcionen perfectamente.
Facilitamos la gestión de hard y soft services, reduciendo costes a nuestros clientes que oscilan entre el 5% y el 20%.
Estamos capacitados para trabajar con todo tipo de instituciones: hospitales, hoteles, empresas, administraciones públicas, etc…
Durante nuestra actividad, somos responsables de la planificación, organización, dirección y control de todos los servicios de apoyo. Nos ocupamos de la interlocución y gestión de los proveedores de servicios internos y externos.
Proporcionamos a nuestros clientes un servicio de excelencia. Sólo trabajamos con los mejores profesionales del sector, seleccionando exclusivamente empleados homologados y con certificación ISO.
Fomentamos la confianza de los clientes, operando con total transparencia en cuanto a la forma en la que prestamos nuestros servicios.
Actuamos por la sostenibilidad y el futuro, con una gestión responsable que maximiza la vida de los edificios, y fomenta el uso y la reutilización de los recursos.

Objetivo del puesto Dar soporte operativo y administrativo al área de Administración, colaborando en tareas de gestión documental, facturación básica, control de gastos y apoyo contable básico, siempre bajo supervisión y sin responsabilidad de gestión ni toma de decisiones.

Descripción del supuesto de contratación La contratación responde a un incremento puntual y temporal de la carga de trabajo derivado de la inauguración y apertura del edificio, así como de la baja de un miembro del equipo de Control de Gestión. Durante este periodo, la responsable del área asumirá parte de dichas funciones de forma temporal, siendo necesario un refuerzo administrativo para poder absorber el volumen de trabajo acumulado y regularizar tareas administrativas y de gestión.

Funciones y responsabilidades

a) Rellenar y cumplimentar datos de clientes y servicios en contratos básicos, utilizando plantillas existentes (ej.: contratos de coworking y servicios recurrentes).

b) Escanear y digitalizar documentación administrativa.

c) Escanear, archivar y organizar tickets y facturas.

d) Apoyar en la gestión documental en papel y en la nube, incluyendo clasificación y orden de archivos.

a) Descargar, revisar formalmente y ordenar facturas recibidas.

b) Clasificar y archivar correctamente: i) Facturas recibidas ii) Facturas emitidas iii) Tickets iv) Recibos c) Apoyar en la elaboración y mantenimiento de hojas y ficheros de gastos.

a) Preparar y enviar documentación contable a la gestoría.

b) Apoyar en conciliaciones bancarias básicas.

c) Apoyar en conciliaciones de pagos realizados con tarjetas bancarias. 1

d) Conciliar cobros y pagos mediante el cruce de facturas y movimientos bancarios. e) Revisar de forma básica los movimientos bancarios vinculados a facturas y recibos. (Estas funciones no incluyen contabilización, cierros contables, presentación de impuestos ni responsabilidad directa frente a la gestoría.)

a) Dar soporte administrativo en herramientas internas de gestión y documentación. Por ejemplo: TWIND, Docusign, Google Drive u otras herramientas en la nube.

b) Apoyar en la elaboración y mantenimiento de ficheros y listados de servicios recibidos, tales como: i) Taxi ii) IT iii) Oficina iv) Otros servicios recurrentes