Assistant.e administratif.ve

Mission

Le laboratoire de Conception Micromécanique et Horlogère (Instant-Lab), dirigé par le prof. Simon Henein et situé sur le campus EPFL-Neuchâtel, est à la recherche de son.sa futur.e assistant.e pour gérer l’ensemble des opérations administratives de son unité.

• Suivi des comptes : gestion comptable du budget de l’unité, des subventions et des fonds de tiers (salaires, dépenses, notes de frais, carte de crédit, facturation, achats, prévisions budgétaires, rapports financiers)
• Administration du personnel : préparation des dossiers d'engagement du personnel, gestion des arrivées et départs des collaborateurs, suivi des accréditations, renouvellements, mutations et absences
• Organisation et suivi des voyages des collaborateurs et des visiteurs
• Communication (site intranet, présentations, réseaux sociaux) du laboratoire
• Administration générale du laboratoire : organisation de séminaires, réservation de salles, réceptions, etc.
• Horaire réparti sur 4 demi-journées (matins ou après-midis) du lundi au jeudi
• Télétravail ponctuellement possible

• Intérêt pour les tâches financières, bonne organisation budgétaire (suivi des budgets et des financements externes)
• Maîtrise orale et écrite de l’anglais et du français
• Aisance avec les outils informatiques, bureautiques et applications internes à l’EPFL (sésame, infocentre, notes frais, absences, inventaire, etc.)
• Respect des directives et processus EPFL
• Facilité de contact et capacité à interagir dans un environnement multiculturel
• Dynamisme et proactivité, grand sens des responsabilités et des priorités, excellentes connaissances organisationnelles et capacité à travailler de façon autonome
• Formation commerciale ou titre jugé équivalent

• Un environnement de travail dynamique et multiculturel dans une institution pluridisciplinaire de renommée internationale
• Des conditions de travail attractive
• Des possibilités de formation continue

Date d'entrée en fonction : 01/05/2026

Taux d'occupation : 40.00

Type de contrat : CDI

Référence : 2126