Segretario personale

Segreteria di Direzione

Descrizione del lavoro

Siamo alla ricerca di una Segreteria di Direzione con esperienza strutturata nel supporto a figure apicali, capace di operare con precisione, autonomia e un solido senso delle priorità all’interno di un contesto professionale di alto livello.

La risorsa selezionata affiancherà direttamente il titolare, garantendo un supporto organizzativo, operativo e relazionale efficace, contribuendo alla gestione fluida delle attività quotidiane, delle comunicazioni e delle relazioni istituzionali, nel pieno rispetto della riservatezza e degli standard professionali richiesti.

La figura affiancherà inoltre il CEO anche in attività di carattere commerciale, supportando la gestione di relazioni con clienti e interlocutori strategici.

Responsabilità principali

Gestione dell’agenda del titolare
Organizzazione, pianificazione e aggiornamento costante dell’agenda.
Coordinamento di appuntamenti, riunioni, scadenze operative e strategiche.
Gestione e pianificazione di trasferte e impegni fuori sede.

Coordinamento delle comunicazioni esterne
Filtro e gestione delle comunicazioni in entrata e in uscita.
Gestione strutturata della corrispondenza email e dei flussi informativi.
Capacità di comprendere, contestualizzare e gestire le richieste anche quando formulate in modo sintetico o urgente.

Supporto alle attività commerciali del CEO
Affiancamento al CEO nelle attività di relazione con clienti e interlocutori strategici.
Supporto organizzativo nella preparazione di incontri commerciali, presentazioni e materiali di proposta.
Monitoraggio delle comunicazioni con clienti e partner, con attenzione alla gestione dei follow-up e delle opportunità di sviluppo del business.

Supporto organizzativo alle riunioni del titolare
Pianificazione e organizzazione delle riunioni.
Preparazione della documentazione necessaria.
Redazione di report operativi chiari, sintetici e orientati all’azione, con evidenza di punti chiave, decisioni prese, step successivi e relative priorità.

Accoglienza ospiti e interlocutori istituzionali
Organizzazione e gestione dell’accoglienza di clienti, partner, collaboratori e figure istituzionali.
Cura del contesto e della rappresentanza aziendale in ogni interazione.

Coordinamento viaggi e trasferte
Prenotazione di voli, hotel e trasporti.
Predisposizione della documentazione necessaria alle trasferte.
Gestione efficiente di variazioni, imprevisti e riprogrammazioni.

Preparazione di presentazioni e reportistica
Elaborazione di documenti, presentazioni e report a supporto delle attività del titolare.
Attenzione alla chiarezza, alla struttura e all’efficacia comunicativa dei materiali.

Gestione delle priorità
Supporto attivo nella gestione delle urgenze e delle priorità strategiche.
Capacità di anticipare le esigenze operative e organizzative del titolare.

Riservatezza e rappresentanza
Mantenimento della massima discrezione su informazioni, documenti e relazioni.
Comportamento sempre improntato a professionalità, affidabilità e senso della responsabilità.

Lavoro in Team
Collaborazione costante e diretta con il titolare e con le figure chiave dell’organizzazione.
Attività svolta in presenza presso la sede operativa di Via Appia Antica 249/B, Roma, con possibilità di trasferte.

Candidarsi esclusivamente se in possesso dei seguenti requisiti
Esperienza pregressa nel ruolo di Segreteria di Direzione o assistenza a figure apicali.
Elevata capacità organizzativa, precisione e affidabilità.
Ottime capacità di sintesi, comprensione del contesto e gestione delle priorità.
Ottima padronanza degli strumenti informatici e dei principali software di produttività.
Forte senso della riservatezza e della rappresentanza.
Capacità di lavorare in autonomia e di gestire situazioni complesse con equilibrio e professionalità.
Conoscenza professionale della lingua inglese.
La conoscenza di una seconda e/o terza lingua straniera è considerata un plus.
Un background o esperienza in ambito commerciale, utile a supportare il CEO nelle attività di relazione con clienti e nello sviluppo delle opportunità di business, sarà considerato un ulteriore plus.