Admin & Office Experience Specialist

Location: Turbigo

Admin Operations (Finance-Admin “light”, ma fatta bene)
Procedure compliance operative
Admin Office Experience Specialist
Chi siamo
Ciao Elsa è la prima Pension‑Tech italiana, un progetto nato per rendere semplice e comprensibile un tema complicato come la previdenza integrativa e il TFR. Non vendiamo soltanto fondi pensione: smontiamo la burocrazia pezzo dopo pezzo e usiamo tecnologia, dati e tanta empatia per aiutare le persone a pianificare il proprio futuro.
I Numeri Parlano Per Noi

eletti Startup dell’Anno 2025 ai premi La Carica delle 101,
abbiamo raccolto oltre 1,8 milione di euro tra angel, VC e grants
A‑Road ci ha inseriti tra le cinque scale‑up da tenere d’occhio nel 2025

Semplifichiamo un tema che spaventa – pensioni, TFR, futuro finanziario – con un approccio che combina competenza tecnica e attenzione alle persone. Siamo una startup giovane e determinata, con una missione chiara e un impatto reale già oggi.
Il ruolo
Cerchiamo una persona che prenda in mano — con metodo, precisione e gusto — amministrazione operativa, office management e people experience: tutto ciò che rende Elsa un posto in cui lavorare è semplice, fluido e “senza attrito”.
Nel ruolo avrai un impatto fondamentale: sarai l’attrice/attore silenzioso che permette all’azienda di girare con grande efficienza, construendo procedure snelle e un’esperienza di ufficio e welfare in linea con la nostra cultura.
Posizione aperta a seniority variabile: cerchiamo la persona giusta, e calibreremo autonomia, perimetro e responsabilità di conseguenza.
Cosa farai (davvero)

Admin Operations (Finance-Admin “light”, ma fatta bene)

Supporto alla gestione operativa: documenti, pratiche ricorrenti, archiviazione digitale ordinata e tracciabile
Supporto ai flussi amministrativi: gestione scadenze, coordinamento con fornitori/consulenti, controllo “sanity check” su dati e documenti
Messa a terra di routine semplici e ripetibili (checklist, template, tracker)

Procedure compliance operative

Redazione e implementazione di procedure snelle: onboarding/offboarding, registro asset aziendali, manuali interni, policy di base
Monitoraggio scadenze e adempimenti, con approccio “zero sorprese”

People experience

Supporto alla gestione amministrativa mensile e “employee lifecycle” (dotazioni, accessi, piccole necessità)
Definizione e gestione di welfare, convenzioni e benefit
Organizzazione di offsite, momenti di team building e iniziative di benessere
Gestione operativa dell’ufficio: forniture, rapporti con fornitori, micro‑interventi di miglioramento degli spazi
Coordinamento della presenza in ufficio e organizzazione di piccole attività che alimentano cultura e collaborazione

Reporting e miglioramento continuo

Raccolta dati (es. utilizzo benefit, feedback team) e proposta di miglioramenti
Mentalità “continuous improvement”: meno caos, più felicità al lavoro

Chi stiamo cercando

Organizzazione e precisione sono il tuo forte: ami mettere ordine nei processi, nei documenti e nei numeri. Ti piacciono i fogli di calcolo e gli strumenti digitali.
Empatia e cura per le persone: anche se lavori con fatture e procedure, sei attento/a alle esigenze di chi ti sta intorno e per te contribuire alla serenità del gruppo è fonte di soddisfazione quotidiana
Attenzione al dettaglio: non ti accontenti del “basta che funzioni”, ma cerchi l’eleganza e la qualità che fanno la differenza
Curiosità e spirito proattivo: sei curioso/a di imparare, vuoi mettere le mani in contesti diversi (amministrazione, HR, welfare) e prendi iniziativa per migliorare i processi; vuoi osservare da vicino la dinamica di una startup, comprendere come si costruiscono cultura, processi e impatto e sei assetato/a di imparare come funziona una realtà in crescita.
Nice‑to‑have: studi o esperienze in ambito economico/amministrativo o risorse umane; conoscenza almeno a livello macro del diritto del lavoro italiano e della previdenza; familiarità con strumenti come Google Workspace, Excel o simili.

Cosa ti offriamo

Contratto a tempo indeterminato o in apprendistato, con RAL davvero commisurata alla seniority dimostrata
Remote‑first con flessibilità vera: per questa posizione ci aspettiamo presenza in ufficio a Milano…