Personal Executive Assistant - Realtà Pubblicitaria

Location: Via Milano

Siamo alla ricerca di un/una   Personal Executive Assistant   altamente organizzato/a, proattivo/a, discreto/a e con eccellenti doti comunicative per supportare il   Creative Leadership Team di una realtà multinazionale ambito digital con sede a Milano comodamente raggiungibile con i mezzi.

Si offre contratto a tempo indeterminato con budget fino a 45K + ticket. Smartworking previsto in casi eccezionali.

La figura selezionata agirà come un partner di fiducia, gestendo agende complesse, coordinando viaggi e riunioni e garantendo l’efficienza delle operazioni quotidiane. Avrà inoltre un ruolo attivo nel supportare la Leadership Creativa nel promuovere e mantenere l'eccellenza creativa all'interno dell'organizzazione.

Il candidato ideale possiede un’eccezionale attenzione ai dettagli, spiccate capacità comunicative e la capacità di anticipare esigenze e priorità in un ambiente frenetico e dinamico.

Responsabilità Principali
Gestione Agenda:
Gestire il calendario della Leadership, programmando riunioni, appuntamenti ed eventi in diversi fusi orari; verificare proattivamente la correttezza dei partecipanti in anticipo e riconsiderare le presenze cinque minuti prima di ogni incontro per garantire il rispetto dei tempi previsti.
Gestione Richieste:
Partecipare alla finestra temporale quotidiana dedicata all'agenda per raccogliere tutte le informazioni necessarie alla pianificazione delle riunioni.
Valutazione Priorità:
Valutare urgenze e priorità e, in via eccezionale, inserire nuove voci nell'agenda quotidiana secondo necessità.
Punto di Contatto:
Fungere da referente principale tra l'Executive e gli stakeholder interni ed esterni.
Corrispondenza:
Gestire comunicazioni, email e chiamate con discrezione, professionalità e massima riservatezza.
Supporto Operativo:
Organizzare e preparare materiali per riunioni, presentazioni e report.
Logistica Viaggi:
Coordinare trasferte nazionali e internazionali, inclusi itinerari, alloggi e logistica.
Amministrazione:
Gestire note spese, fatture e monitoraggio del budget relativo alle attività della Leadership.
Project Management:
Supportare la preparazione e il follow-up di progetti chiave, assicurando il rispetto di scadenze e priorità.
Integrità:
Trattare le informazioni riservate con il massimo livello di integrità e sensibilità.
Attività Ad Hoc:
Assistere in compiti amministrativi e personali secondo necessità.
Supporto ai Premi (Awards):
Supportare il Creative Leadership Team e il Global Awards Manager/Global CCO nell'identificazione di progetti ad alto potenziale per la reputazione del network e gestire le iscrizioni ai premi per tali progetti.

Qualifiche e Competenze
Esperienza:
Comprovata esperienza (oltre 4 anni) come Executive Assistant, Personal Assistant o ruoli simili a supporto di figure senior.
Passione per il Settore:
Appassionato/a di pubblicità e comunicazione, con un forte interesse per la creatività.
Organizzazione:
Eccellenti doti organizzative e di gestione del tempo, con capacità di multitasking e prioritizzazione efficace.
Comunicazione:
Ottime capacità di comunicazione scritta e verbale in italiano ed inglese.
Competenze Tecniche:
Padronanza della suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) e degli strumenti di collaborazione (Teams, Slack, Zoom).
Attitudine:
Elevato livello di discrezione, professionalità e affidabilità.
Problem Solving:
Atteggiamento proattivo e capacità di lavorare in autonomia.
Flessibilità:
Adattabilità ai cambiamenti di priorità.