AFAS specialist

AFAS specialist (2x)

Voor onze directe eindklant Gemeente Haarlemmermeer, waar wij middels een gewonnen aanbesteding preferred supplier zijn, zoeken wij twee AFAS specialisten (2x).

• Start: zo spoedig mogelijk
• Eind: 7 maanden, met optie tot verlenging
• Inzet: 40 uur per week
• Tarief: marktconform
• Locatie: hybride/Hoofddorp

Opdrachtomschrijving

Sinds 2025 werkt Gemeente Haarlemmermeer met AFAS als HRM-systeem. De gemeente is nu op zoek naar consultants die kunnen ondersteunen bij het ontwikkelen en implementeren van workflows binnen AFAS die het goede gesprek ondersteunen voor circa 1400 FTE medewerkers.

Er is een duidelijke visie op het goede gesprek (veranderagenda, handreiking en gesprekskaart). Tot op heden is deze visie ondersteund met een aparte applicatie. De gemeente zoekt nu consultants die deze visie kunnen vertalen naar werkende workflows in AFAS.

De voorkeur gaat uit naar een tweetal consultants die deze opdracht volledig kunnen uitvoeren. Uiteraard in nauwe samenwerking met medewerkers van Gemeente Haarlemmermeer die input geven op het inhoudelijk fundament en de visie, meedenken, feedback geven, meedraaien in de testperiode en uiteindelijk akkoord geven.

De belangrijkste onderwerpen die hierbij spelen zijn:

• Ontwerp en bouw van workflows die de complete gesprekscyclus ondersteunen (voorbereiding, uitvoering, vastlegging, opvolging);
• Maximaal benutten van standaard AFAS-functionaliteiten (we maken bewust geen gebruik van de gesprekkenmodule die AFAS kent), met maatwerk waar nodig;
• Flexibele inrichting die aansluit bij onze visie en toekomstige aanpassingen mogelijk maakt;
• Gebruiksvriendelijke interface voor medewerkers, leidinggevenden en HRM;
• Mogelijkheden voor feedback en ontwikkeling;
• Onderzoek naar koppelingen (LMS, Microsoft 365, eventueel strategisch personeelsmanagement);
• Kennisoverdracht zodat we zelf het systeem kunnen beheren en aanpassen.

Wij zijn op zoek naar twee AFAS-professionals met expertise in het bouwen van workflows voor performance management / gesprekkencycli:

De focus van de werkzaamheden zal met name liggen op het ontwerp en de bouw van de workflows, het testen (met belangrijke stakeholders zoals medewerkers, leidinggevenden en OR), de implementatie, kennisoverdracht en het documenteren van de inrichting. De specialisten werken hierbij nauw samen met het HRM-team en key-users uit de organisatie.

Beide specialisten worden ingezet binnen het cluster Human Resource Management en werken voor de clustermanager HRM, in praktijk overwegend gedelegeerd naar de projectleider. De werkzaamheden en prioritering worden in overleg bepaald. De volgende niet-uitputtelijke lijst van activiteiten is onderdeel van de gevraagde werkzaamheden:

• Analyseren van de huidige situatie en vertalen van de visie op het goede gesprek naar functionele eisen;
• Ontwerpen van de workflows binnen AFAS, inclusief proces-, scherm- en rapportage-ontwerpen;
• Bouwen en configureren van de workflows in AFAS;
• Zorgdragen voor de data migratie van huidige leverancier Talent Excellence naar AFAS;
• Testen van de workflows en begeleiden van gebruikerstesten;
• Adviseren over koppelingen (LMS, Microsoft 365, SPM-mogelijkheden);
• Inrichten van rollen en rechten voor verschillende gebruikersgroepen;
• Kennisoverdracht aan functioneel beheer en key-users (on the job);
• Documenteren van de inrichting en het beheer;
• Ondersteunen bij change management en implementatie in de organisatie.

Door uitvoering van de werkzaamheden dienen de volgende resultaten behaald te worden:

• Werkende workflows in AFAS die het goede gesprek ondersteunen, operationeel per uiterlijk 30 november;
• Volledige documentatie van de inrichting en het beheer;
• Voldoende kennis bij functioneel beheer en key-users om de workflows te kunnen beheren en aanpassen;
• Gebruiksvriendelijke oplossing die door medewerkers en leidinggevenden geaccepteerd wordt.

Het functioneren en de kwaliteit van de op te leveren producten van de geselecteerde kandidaat wordt beoordeeld door de Beleidsadviseur / Projectmanager HRM in samenspraak met de projectgroep en opdrachtgever.

Verantwoordelijkheden

• Het ontwerp, de bouw en de implementatie van de workflows in AFAS conform de eisen en wensen uit de organisatie;
• Borgen van de kwaliteit van de inrichting en integrale werking van de workflows;
• Vertalen van gebruikerswensen en de visie…