Documentalist​/Specialist Kennismanagement; TOPdesk

Opdrachtgever: Gemeente Den Haag
Locatie: Den Haag
Duur: circa 2 maanden
Uren per week: 36 uur
Tarief: tarief in overleg
Reageren vóór: :00

Als Documentalist / Specialist Kennismanagement ben je verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een praktisch naslagwerk voor het gebruik van TOPdesk binnen de gemeentelijke organisatie. TOPdesk wordt ingezet als servicemanagementsysteem met meerdere modules, waaronder Meldingen, Wijzigingen, Assetmanagement, dashboards en het Kennissysteem. Door de invoering van Agile werken is er behoefte ontstaan aan eenduidige, actuele en goed gestructureerde documentatie die zowel nieuwe als bestaande gebruikers ondersteunt.

Je werkt nauw samen met procesmanagers en functioneel beheerders, die de inhoudelijke input leveren, terwijl jij zorgt voor de vertaalslag naar begrijpelijke en bruikbare documentatie.

• Opstellen van een helder en praktisch naslagwerk voor het gebruik van TOPdesk.
• Beschrijven hoe TOPdesk optimaal wordt ingericht en gebruikt binnen gemeentelijke processen.
• Ondersteunen van een snelle en effectieve onboarding van nieuwe medewerkers.
• Bijdragen aan het verbeteren van datakwaliteit en procesafhandeling voor bestaande gebruikers.
• Vertalen van procesinformatie naar duidelijke, gestructureerde handleidingen en werkinstructies.
• Afstemmen met procesmanagers en functioneel beheerders over inhoud, structuur en actualiteit van de documentatie.

• Aantoonbare ervaring met kennismanagement en documentatie, bij voorkeur binnen een gemeentelijke organisatie.
• Uitstekende schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Grondige kennis van TOPdesk.
• Ervaring met meerdere TOPdesk-modules, zoals Incidenten, Wijzigingen, Assetmanagement, dashboards en het Kennissysteem.
• Kennis van ITIL-processen en het vermogen deze te vertalen naar de inrichting en het gebruik van TOPdesk.
• Beschikbaarheid voor een tijdelijke opdracht van circa twee maanden.

• Ervaring met werken in een Agile werkomgeving.
• Ervaring binnen de publieke sector of gemeentelijke organisaties.
• Ervaring met het opzetten, herstructureren of verbeteren van kennisbases of naslagwerken.

• Analytisch sterk en in staat om complexe informatie te structureren.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
• Zelfstandig en resultaatgericht.
• Snel kunnen schakelen tussen verschillende stakeholders.
• Zorgvuldig en kwaliteitsgericht werken.