Commis-e administratif​/ve

Entité organisationnelle
Division de la formation et des étudiants
Fonction
Commis-e administratif/ve 5
Code fonction
510005
Classe maximum
14
Corps
Personnel administratif et technique
Taux d'activité
80%
Délai d'inscription
31-03-2026
Référence
6770
Pièce(s) jointe(s)

• Cahier des charges - gestionnaire  (PDF, 233,29kb)

Description du poste

L'UNIGE recherche un‑e gestionnaire au service des immatriculations. Avec plus de 18'000 étudiantes et étudiants, et près de 6'800 collaboratrices et collaborateurs, l'Université de Genève (UNIGE), est l'une des plus importantes hautes écoles suisses.

Sa Division de la Formation et des Etudiants (DIFE), est au cœur du parcours de la vie étudiante et a pour mission de rendre ce parcours le plus propice à la réussite. Elle s'engage pleinement dans l’ambitieux projet institutionnel en faveur de l’expérience étudiante et a pour objectif de placer l’étudiant au centre de sa stratégie. Sa mission se décline en plusieurs axes, dont le parcours administratif qui va de la candidature à l’obtention des diplômes.

Cette mission prioritaire est remplie par le service des immatriculations, en collaboration avec les conseiller‑es académiques des Facultés, Centres et Instituts.

Pour rejoindre son équipe dynamique et collaborative, le service recrute un‑e gestionnaire en charge d’analyser les demandes de candidatures aux programmes d’études Bachelor et Master, et de soutenir les étudiant‑es dans leur parcours administratif.

Le/la gestionnaire est chargée de recueillir les dossiers, de s’assurer qu’ils soient complétés, et de vérifier les conditions d’entrée ou de changements de Faculté selon les règles en vigueur. Il/elle est en charge de la relation avec les candidat‑es jusqu’à leur entrée à l’UNIGE, en fonction des décisions d’admission émises par les Facultés.

Agent de l’efficience au service du public, le/la gestionnaire contribue à l’amélioration des processus et de l’information en faveur de l’expérience étudiante, en collaboration avec les parties prenantes (Facultés, enseignant‑es, experts métiers, équipe informatique). Il/elle est garant de l’efficience de traitement des dossiers dans son domaine facultaire.

• Accueillir, informer et conseiller les candidat‑es, leurs parents et tout public intéressé sur les conditions d’admission à l’Université menant aux titres délivrés par l’institution.
• Evaluer et prendre les décisions sur les demandes d’immatriculation après analyse complète des dossiers, et en collaboration avec les facultés, sur la base des directives et procédures en vigueur.
• Traiter et soutenir les demandes des étudiant‑es relatives aux modifications intervenant durant leurs études, d’ordre académique (par exemple, changement de faculté) ou administratif (par exemple, changement d’adresse).
• Communiquer et collaborer avec les facultés et instituts sur les conditions, démarches, délais relatifs aux demandes d’admission et de changement de facultés ; informer et échanger sur l’état de traitement des dossiers en cours ; rédiger et mettre à jour les informations sur le site internet et tout autre support (flyer, formulaires...).
• Contribuer à l’amélioration continue de la prestation et des processus.

• Une mission chargée de sens et des relations avec de multiples parties prenantes engagées en faveur des étudiant‑es
• Une contribution active à l’amélioration continue des processus d’une grande institution publique

Un travail autonome au sein d’une équipe collaborative et dynamique

Le (ou la) titulaire doit être au bénéfice au minimum d’un CFC d’employé de commerce, une formation bachelor est la bienvenue.

Le (ou la) candidat(e) doit disposer d’une parfaite maîtrise du français et de l’anglais, pratique d’une troisième langue souhaitée.

Le (ou la) titulaire doit être au bénéfice d’une maîtrise des principaux outils informatiques et d’un intérêt pour travailler à partir d’un CRM (système d’information).

Entrée en fonction
Dès que possible

Les candidatures comportant une lettre de motivation, un curriculum vitae, copie des diplômes, certificats de travail, références, doivent être déposées exclusivement en ligne à l’attention de Monsieur…