Teamassistenz; m​/w​/d

INVISION ist die führende Adresse, wenn es um individuelle Nachfolgelösungen sowie Unternehmens- und Wachstumsfinanzierungen geht. Als in der Schweiz und in Deutschland ansässige Beteiligungsgesellschaft fokussieren wir uns auf mittelständische Unternehmen in Europa, insbesondere der DACH-Region.

Wir bringen langjährige Erfahrung mit und sind stolz auf unser grosses Netzwerk von Geschäftspartnern. Seit der Gründung im Jahr 1997 haben wir über 60 Unternehmen erfolgreich bei der Realisierung ihrer Wachstumspläne unterstützt – insbesondere bei Themen der Internationalisierung, der Innovation und Produktentwicklung, der digitalen Transformation von Geschäftsprozessen und der Umsetzung gezielter Zusatzakquisitionen. Dabei sind starke Beziehungen eine wichtige Grundvoraussetzung für unseren Erfolg.

INVISION stellt als vertrauenswürdiger Partner sicher, dass Lebenswerke fortbestehen und unternehmerische Erfolgsgeschichten weitergeschrieben werden.

Für unser elfköpfiges Team am Standort Düsseldorf suchen wir eine interessierte und motivierte Teamassistenz (m/w/d)

• Ganzheitliche Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags sowie Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts für unser elfköpfiges Team
• Organisation, Optimierung und Weiterentwicklung interner Abläufe und Prozesse
• Terminplanung,
  -koordination und Pflege von Kalendern
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz sowie Bearbeitung des Postein- und
  -ausgangs
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Reisemanagement inkl. Buchungen, Koordination und Prüfung von Reisekostenabrechnungen
• Rechnungsmanagement inkl. Prüfung, Ablage und Weiterverarbeitung
• Pflege, Weiterentwicklung und Nutzung des CRM-Systems

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Teamunterstützungsfunktion
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Erfahrung in der Termin- und Reisekoordination sowie im Dokumentenmanagement
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu priorisieren und Fristen einzuhalten
• Diskretion und souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen