Executive Assistant; m​/w​/d

Wer wir sind:

HERMES PHARMA ist DER Experte für die Entwicklung und Herstellung von anwenderfreundlichen oralen Darreichungsformen. Als CDMO bieten wir maßgeschneiderte Services entlang der gesamten pharmazeutischen Wertschöpfungskette, von der Entwicklung neuer Produkte über die Galenik bis zur Herstellung und Zulassung. Seit über 40 Jahren vertrauen führende Gesundheitsunternehmen auf der ganzen Welt auf HERMES PHARMA
, um ihre Produktlinien zu erweitern und Marken zu stärken. Wir suchen einen Executive Assistant (m/w/d) für unsere Geschäftsführung - unbefristet in Vollzeit (37,5 Std./ Woche) - an unserem Standort in Pullach.

• Unterstützung der Geschäftsführung: Enge Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer im operativen Tagesgeschäft sowie aktive Begleitung aktueller und strategischer Themen.
• Organisation & Administration: Übernahme vielfältiger organisatorischer, administrativer und inhaltlicher Aufgaben mit hoher Sichtbarkeit und direktem Einfluss auf Entscheidungsprozesse.
• Projektkoordination: Eigenverantwortliche Steuerung ausgewählter Projekte sowie aktive Unterstützung bei strategischen Aufgaben, z.B. Marktanalysen und Entscheidungsvorlagen.
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen: Erstellung, Aufbereitung und Nachverfolgung interner und externer Meeting‑, Gesprächs- und Entscheidungsunterlagen für das Management.
• Schnittstellenmanagement: Zentrale Koordinationsrolle zwischen Geschäftsführung, Management, Fachabteilungen sowie externen Partnern auf Augenhöhe.
• Termin- und Kalendermanagement: Koordination und Pflege des Kalenders des Geschäftsführers inklusive Priorisierung und Steuerung aller internen und externen Terminanfragen.

• Qualifikation: Abgeschlossenes Hochschulstudium der Natur‑ oder Wirtschaftswissenschaften oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement.
• Erfahrung: Einschlägige Berufserfahrung im Assistenzbereich oder im Projektmanagement, idealerweise im Pharma‑ oder Gesundheitsumfeld.
• Zusatzqualifikationen: Weiterbildungen im Projekt‑ und/oder Prozessmanagement sind von Vorteil.
• Kommunikationsstärke: Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie sicheres Auftreten auf allen Ebenen.
• Diskretion & Professionalität: Hohes Maß an Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Tagesgeschäft.
• IT‑Kenntnisse: Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft‑Office‑Anwendungen. Sprache:
  Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• 37,5-Stunden-Woche mit Gleitzeit
• 30 Tage Urlaub + Fenster-/Brückentageregelung
• Möglichkeit zum kurzen Freitag
• Subventionierte Kantine
• Flexible Homeoffice-Regelung
• Vermögenswirksame Leistungen
• Freiwillige arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge & Unfallversicherung
• Interessante Angebote zur Weiterbildung
• Flexible Benefit-Auswahl